Libros registro de facturas expedidas y recibidas ¿vale un PDF?

Libros registro de facturas

Se considera una actividad empresarial o profesional aquella que implique la ordenación por cuenta propia de factores de producción materiales y humanos o de uno de ellos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios. Por esta actividad profesional o empresarial se está obligado a pagar el IVA.

Para hacerlo y según se recoge en el art.164 1.3 de la Ley del IVA los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados a expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente. El Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE de 1 de diciembre), en su artículo 6, apartado 1, letras b) e i), dispone lo siguiente:

Toda factura y sus copias contendrán todos los datos y requisitos obligatorios entre ellos:

• La fecha de su expedición.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Además, es obligatorio llevar la contabilidad y los registros que se establezcan , sin perjuicio de lo dispuesto en el Código de Comercio y demás normas contables. Esta contabilidad deberá permitir determinar con precisión:

1º. El importe total del Impuesto sobre el Valor Añadido que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes.

2º. El importe total del Impuesto soportado por el sujeto pasivo por sus adquisiciones o importaciones de bienes o por los servicios recibidos o, en su caso, por los autoconsumos que realice y la cuota tributaria deducible.

3º. Respecto a las operaciones reflejadas en el Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias, la situación de los bienes a que se refieren las mismas, en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o adquisiciones intracomunitarias.

Claridad, exactitud, orden

Según establece el artículo 68 del Reglamento del IVA, todos los libros registro mencionados en este reglamento deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Y deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones registrales.

Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registro.

Las páginas de los libros registros deberán estar numeradas correlativamente.

El formato de los libros que respete estas obligaciones

Son varias las consultas que se ha realizado al respecto a la Dirección General de Tributos, y como ha manifestado este Centro directivo, entre otras, en la contestación vinculante de 26 de marzo de 2014, número V0837-14, la Dirección de Tributos carece de competencias para pronunciarse acerca de la idoneidad de los programas de facturación y contabilidad que adopten los sujetos pasivos para gestionar las obligaciones tributarias en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido.

En cualquier caso, dichos programas deben permitir determinar para cada período de liquidación el Impuesto sobre el Valor Añadido devengado y soportado por el sujeto pasivo, para trasladar su resultado a la correspondiente declaración-liquidación por dicho impuesto.