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Libro registro del IVA en formato electrónico

Hacienda ha publicado un documento en el que aclara la forma en que debe ser presentados los Libros Registro de las facturas expedidas y emitidas de IVA.

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Este documento establece el formato electrónico definitivo para la presentación de los Libros Registro de Facturas Expedidas y de Facturas Recibidas del IVA con esta guía se pretende homogeneizar el formato que puede ser requerido por las oficinas de gestión tributaria para seguridad de los obligados tributarios, sus asesores y empresas de desarrollo. Y con ello se permitirá agilizar la tramitación de las devoluciones objeto de comprobación.

Formato electrónico de los Libros Registro del IVA

Cuando en un procedimiento de comprobación de IVA declarado por un contribuyentes que
no está obligado a llevar sus Libros Registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la Agencia
Tributaria (SII), se le requiera para que lo aporte electrónicamente, se podrá presentar en uno de
los siguientes formatos:
- En formato Excel conforme a los diseños establecidos en la guía de Hacienda.
- En formato CSV (valores separados por punto y coma) conforme a los diseños establecidos en la guía de Hacienda.
- En formato SII (Suministro Inmediato de Información del IVA), conforme a las especificaciones
técnicas publicadas en el portal del SII
Para poder presentarlos a través de los servicios web es necesario que el titular de los libros haya optado por la llevanza de sus Libros Registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro inmediato de los registros de facturación.

 

Opción de diferentes ficheros para cada libro

En cada Libro Registro del IVA se presentará en un fichero diferente cuyo nombre será formado por la
concatenación de los siguientes campos y en el siguiente orden:
1) Ejercicio
2) NIF
3) Tipo del Libro Registro del IVA que contiene el fichero, mediante uno de los siguientes
valores: E : Facturas Emitidas y R : Facturas Recibidas
4) Nombre o Razón social

El tipo de fichero deberá ser Excel, CSV o SII según el formato empleado para su confección.

Un fichero para todos los libros

También es posible presentar ambos Libros Registro del IVA en un solo fichero
Excel (XLS), en cuyo caso cuando deba indicar el Tipo del Libro deberá añadir una C,
que corresponde a la presentación Conjunta de ambos libros, incluyendo las facturas
expedidas en una pestaña denominada EXPEDIDAS y las facturas recibidas en otra pestaña
denominada RECIBIDAS. En este formato Excel (XLS) no se podrán incluir fórmulas ni se combinarán celdas.

En el caso de presentarse en formato CSV se incluirán las cabeceras con el nombre que aparece en los diseños establecidos en la guía de Hacienda. En este caso si algún dato contiene un punto y coma se sustituirá por una coma para evitar ser tratado como separador.

A la hora de contestar al requerimiento se debe anexar ambos ficheros a la contestación que se presente a través del Registro de la Agencia Tributaria. Al utilizar el Registro electrónico (acceder aquí) debe elegir la opción “Contestar requerimientos o presentar documentación relacionada con un documento recibido de la AEAT”.

Libro registro del IVA en formato electrónico
Libro registro del IVA en formato electrónico
Para poder presentarlos a través de los servicios web es necesario que el titular de los libros haya optado por la llevanza de sus Libros Registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT

Novedades

En la guía aportada por Hacienda, se reordenan diversas columnas para facilitar su revisión visual; en concreto:

-“Tipo” y “Código País” del grupo de columnas “NIF Destinatario” y “NIF Expedidor” de los Libros Registro de Facturas Expedidas y Recibidas respectivamente.
-“Clave Operación” de los Libros Registro de Facturas Expedidas y Recibidas.
-“Total Factura” de los Libros Registro de Facturas Expedidas y Recibidas. Cuyo
tratamiento, en caso de facturas con más de una línea, también se aclara.

Además, se añaden las columnas "Tipo de Recargo Eq." y "Cuota Recargo Eq." en el Libro Registro de
Facturas Recibidas para dar cumplimiento a la previsión de los artículos 47.2 y 61.2 del RIVA.

En los campos de formato fecha se sustituye el guion (-) por la diagonal (/) como separador
(dd/mm/yyyy) para facilitar su procesamiento automático conforme al formato de fecha
predeterminado por excel.

Se combinan las columnas “ Serie ” y “ Número” del grupo “Identificación Factura del Expedidor”
del Libro Registro de facturas recibidas para evitar el problema que se le plantea al destinatario
de una factura cuando tiene que registrarla sin conocer la estructura de numeración que utiliza
el expedidor de la factura; Por tanto, las 2 columnas anteriores, “Serie” Alfanumérico (20) y
“Número” Alfanumérico (20), se han convertido en una sola “Serie-Número” Alfanumérico (40).

Se añaden las columnas Número Final para facilitar el asiento resumen global tanto de las
facturas expedidas como las recibidas.

Se añade la columna Factura Sustitutiva para que aquellos obligados que vengan emitiendo
facturas en sustitución de facturas simplificadas puedan anotarlas haciendo un cálculo correcto
del IVA devengado (art. 67.1 del RIVA).

Es decir, que puedan anotarlas como facturas sustitutivas sin tener que hacer una anotación negativa que anule las facturas simplificadas que sustituye.

Puedes descargar la Guía con los ejemplos desde aquí:

Formato Electrónico de los Libros Registro de IVA
.

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