En el empresario individual: trámites para empezar la actividad

El empresario individual ( autónomo ) se define como una persona física que realiza de forma habitual, personal, directa y por cuenta propia una actividad económica o profesional a título lucrativo, con o sin trabajadores a su cargo.

Una característica fundamental del empresario individual es que su personalidad jurídica es la misma que la de su titular, lo que implica que no hay diferencia entre el patrimonio social y el individual . Por lo tanto, la responsabilidad frente a terceros es ilimitada, lo que significa que el empresario responde con todo su patrimonio personal de las deudas generadas por su actividad. Esta es una de las principales desventajas de esta figura, a diferencia del Emprendedor de Responsabilidad Limitada, donde la vivienda habitual puede estar exceptuada bajo ciertas condiciones.

En cuanto a la fiscalidad, el empresario individual tributa las rentas derivadas de su actividad empresarial en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) . Además, no se exige un capital mínimo para su constitución.

Los trámites para la puesta en marcha de un empresario individual pueden dividirse en trámites generales, trámites según la actividad, trámites en caso de contratar trabajadores y trámites complementarios.

Trámites generales para la puesta en marcha

1. Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Este es un paso obligatorio y debe realizarse antes del inicio de las actividades empresariales o profesionales. Se entiende que la actividad comienza desde el momento en que se realizan entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúan cobros o pagos, o se contrata personal. Para ello, las personas físicas residentes que cumplan ciertas condiciones simplificadas pueden utilizar el Modelo 037 de declaración censal simplificada, mientras que el Modelo 036 es de uso general. Ambos modelos pueden presentarse de forma telemática, requiriendo un certificado electrónico. El organismo competente es la Agencia Tributaria.
2. Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Este régimen regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos. El alta es obligatoria para quienes realicen una actividad económica a título lucrativo de forma habitual, personal y directa, sin sujeción a contrato de trabajo. La solicitud de alta debe presentarse en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) en un plazo de 30 días naturales. Actualmente, se permite, hasta tres veces al año, que la fecha de alta en el RETA sea la misma que la del inicio de la actividad, si no coincide con el primer día del mes.
3. Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Los empresarios individuales que lleven su contabilidad según el Código de Comercio y tributen en el IRPF por el método de estimación directa normal están obligados a elaborar estos libros contables. La presentación para su legalización se realiza por vía telemática en el Registro Mercantil provincial, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Desde el 29 de septiembre de 2013, no se pueden legalizar libros en blanco para su posterior uso.
4. Obtención de un Certificado Electrónico. Aunque no es obligatorio para iniciar la actividad, es necesario si se desea firmar documentos electrónicamente o realizar trámites telemáticos. Este certificado valida y certifica que una firma electrónica se corresponde con una persona física, facilitando la interacción con las administraciones públicas. Se puede obtener como parte del DNIe o como un fichero de software.

Licencia de actividad y registro de empresa

1. Licencia de Actividad. La solicitud de licencias pertinentes es necesaria en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se realizan en el ayuntamiento del municipio donde se ejercerá la actividad. Existen distintos tipos, como la Licencia de Actividades e Instalaciones y Obras (para iniciar actividad en un local) y la Licencia de Funcionamiento (para autorizar la puesta en uso de edificios o instalaciones, especialmente para actividades "calificadas" como molestas o peligrosas). Los procedimientos varían, pudiendo ser Ordinario, Implantación o Modificación de Actividades (IMA), Comunicación Previa o Declaración Responsable. Actividades profesionales, artesanales y artísticas realizadas en el domicilio sin venta directa al público o molestias a vecinos pueden estar exentas.
2. Inscripción en Otros Organismos Oficiales y/o Registros. Dependiendo de la actividad específica, puede ser obligatorio comunicar el inicio de la actividad en otras administraciones o registros sectoriales (estatales, autonómicos y municipales), como el Registro Industrial o el Registro de Empresas de Seguridad, entre otros.

Trámites si se va a contratar trabajadores

Si el empresario individual planea contratar personal, deberá realizar los siguientes trámites adicionales:

1. Inscripción de la Empresa. Antes de contratar trabajadores por primera vez, el empresario debe solicitar su inscripción en la TGSS. Esto asigna un Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC), un número para la identificación y control de sus obligaciones con la Seguridad Social. El plazo es antes del inicio de la contratación.
2. Afiliación de Trabajadores. Cada trabajador que vaya a iniciar una actividad laboral debe solicitar un Número de Afiliación (NAF). Este número es único para toda la vida del trabajador y para todos los Regímenes del Sistema de la Seguridad Social. La solicitud debe realizarse con anterioridad al inicio de la actividad laboral.
3. Alta de los Trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social. Todo empresario que contrate trabajadores debe comunicar su alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Las altas son el acto administrativo que establece la relación jurídica con la Seguridad Social, implicando la obligación de cotizar y generando derecho a prestaciones. Para el Régimen General, el alta puede realizarse hasta 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral.
4. Alta de los Contratos de Trabajo. Este trámite consiste en la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. Es obligatorio y debe realizarse en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo no superior a 10 días desde la firma del contrato . La plataforma Contrat@ permite la comunicación telemática.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo. Esta comunicación es obligatoria para cualquier empresa, independientemente de su actividad, y debe presentarse en las Consejerías de Trabajo de las Comunidades Autónomas. Se realiza previamente o dentro de los treinta días siguientes a la apertura de un centro de trabajo o reanudación de la actividad tras alteraciones importantes.
6. Obtención del Calendario Laboral. Las empresas deben elaborar y exponer el calendario laboral anualmente en un lugar visible de cada centro de trabajo. Este debe contener el horario de trabajo, la distribución de días laborales, festivos, descansos y otros días inhábiles.

Registro de Marca o Nombre Comercial

Aunque la denominación social se registre en el Registro Mercantil, esto no protege jurídicamente la marca. Si se desea protección jurídica del nombre o marca comercial, es necesario registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) . Es un trámite opcional pero muy recomendable, que otorga el derecho exclusivo de uso de un signo para identificar productos o servicios. La protección dura diez años y puede renovarse indefinidamente.

Creación de la Empresa por Internet (CIRCE)

El sistema CIRCE (Creación de Empresas por Internet) ofrece la posibilidad de realizar la creación de la figura del empresario individual (autónomo) por medios telemáticos, lo que evita desplazamientos y ahorra tiempo y costes. A través de este sistema, el emprendedor o un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) cumplimentan el Documento Único Electrónico (DUE) .

Mediante el DUE, se inician trámites como:

• Generación de Códigos de Cuenta de Cotización y alta del empresario en el RETA en la Seguridad Social.
• Comunicación del inicio de actividad a la Agencia Tributaria mediante la Declaración Censal.
• Solicitud de reserva de Marca o Nombre Comercial (opcional).
• Solicitud de Licencias en ayuntamientos que usen CIRCE.
• Comunicación de los contratos de trabajo al SEPE.