¿Cómo cotizan los gastos del teletrabajo?

Nueva ley. La ley que regula el teletrabajo indica que el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser compensado por la empresa y que no podrá suponer gastos para el trabajador relacionados con los equipos, las herramientas y los medios vinculados al desarrollo de su actividad (para más información, “Nueva ley del teletrabajo”, Apuntes & Consejos Laborales, año 20, número 15, página 3, 19.10.2020). Si usted va a pagar una compensación a sus teletrabajadores, ¿deberá cotizar por dicho concepto?

Compensación de gastos

Casi todo cotiza. Si su empresa abona una compensación a sus trabajadores para sufragar los posibles gastos que les pueda generar el teletrabajo, deberá cotizar a la Seguridad Social por dicho concepto. A estos efectos:

• La mayoría de conceptos, cualquiera que sea su forma o denominación,  tanto en metálico como en especie, cotizan. Sepa que incluso cotizan los conceptos extrasalariales (que compensan gastos), como el plus de transporte (aunque el importe a pagar coincida con el que justifiquen los afectados –por ejemplo, con el billete del tren–) o el quebranto de moneda (concepto que compensa el riesgo que puede tener un vendedor al tocar dinero, y que permite a la empresa efectuar descuentos en la nómina si la caja descuadra).
• Únicamente no cotizan los gastos de locomoción y de manutención y estancia (dietas) que estén exentos de tributación en el IRPF; los gastos de viaje por desplazamiento laboral fuera del centro habitual cuando se haya utilizado transporte público; las indemnizaciones por despido, fallecimiento, suspensiones o traslados; y las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por IT y las asignaciones para estudios.

Excepción. Por tanto, si abona un concepto en la nómina para compensar los gastos del teletrabajo, deberá cotizar íntegramente a la Seguridad Social. Ello, salvo si se trata de empleados que ya cotizan por la base máxima.

Entrega de equipos

En especie. Si su empresa también se ha planteado entregar equipos y herramientas a sus teletrabajadores (ordenadores, impresoras, auriculares...), tenga en cuenta:

• La utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita supone una retribución en especie. Por tanto, si sus trabajadores pueden utilizar los equipos y herramientas entregados para fines particulares (por ejemplo, si pueden utilizar el ordenador el fin de semana, o si también pueden usarlo los hijos), usted deberá cotizar.
• En estos casos deberá cotizar por el coste medio que haya soportado. En concreto, deberá dividir los costes totales que le suponga la entrega del bien, derecho o servicio entre el número de perceptores del producto.

Recomendación para evitar cotizar

Para evitar cotizar por la entrega de equipos y herramientas, documente la entrega por escrito y refleje expresamente que todo lo que entregue responde a una finalidad de uso profesional, quedando prohibido el uso personal. Así, al no haber una utilización para fines particulares, su empresa no quedará obligada a cotizar. Si un día la Seguridad Social le pide explicaciones, aporte dichos documentos.