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¿Cómo cotizan los gastos del teletrabajo?

Sus empleados han empezado a hacer teletrabajo algunos días a la semana, y usted ha pactado con ellos una compensación por los posibles gastos derivados del trabajo a distancia. ¿Dicha compensación cotiza a la Seguridad Social?

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Nueva ley. La ley que regula el teletrabajo indica que el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser compensado por la empresa y que no podrá suponer gastos para el trabajador relacionados con los equipos, las herramientas y los medios vinculados al desarrollo de su actividad (para más información, “Nueva ley del teletrabajo”, Apuntes & Consejos Laborales, año 20, número 15, página 3, 19.10.2020). Si usted va a pagar una compensación a sus teletrabajadores, ¿deberá cotizar por dicho concepto?

Compensación de gastos

Casi todo cotiza. Si su empresa abona una compensación a sus trabajadores para sufragar los posibles gastos que les pueda generar el teletrabajo, deberá cotizar a la Seguridad Social por dicho concepto. A estos efectos:

  • La mayoría de conceptos, cualquiera que sea su forma o denominación,  tanto en metálico como en especie, cotizan. Sepa que incluso cotizan los conceptos extrasalariales (que compensan gastos), como el plus de transporte (aunque el importe a pagar coincida con el que justifiquen los afectados –por ejemplo, con el billete del tren–) o el quebranto de moneda (concepto que compensa el riesgo que puede tener un vendedor al tocar dinero, y que permite a la empresa efectuar descuentos en la nómina si la caja descuadra).
  • Únicamente no cotizan los gastos de locomoción y de manutención y estancia (dietas) que estén exentos de tributación en el IRPF; los gastos de viaje por desplazamiento laboral fuera del centro habitual cuando se haya utilizado transporte público; las indemnizaciones por despido, fallecimiento, suspensiones o traslados; y las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por IT y las asignaciones para estudios.

Excepción. Por tanto, si abona un concepto en la nómina para compensar los gastos del teletrabajo, deberá cotizar íntegramente a la Seguridad Social. Ello, salvo si se trata de empleados que ya cotizan por la base máxima.

Entrega de equipos

En especie. Si su empresa también se ha planteado entregar equipos y herramientas a sus teletrabajadores (ordenadores, impresoras, auriculares...), tenga en cuenta:

  • La utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita supone una retribución en especie. Por tanto, si sus trabajadores pueden utilizar los equipos y herramientas entregados para fines particulares (por ejemplo, si pueden utilizar el ordenador el fin de semana, o si también pueden usarlo los hijos), usted deberá cotizar.
  • En estos casos deberá cotizar por el coste medio que haya soportado. En concreto, deberá dividir los costes totales que le suponga la entrega del bien, derecho o servicio entre el número de perceptores del producto.

 

¿Cómo cotizan los gastos del teletrabajo?
¿Cómo cotizan los gastos del teletrabajo?

Recomendación para evitar cotizar

Para evitar cotizar por la entrega de equipos y herramientas, documente la entrega por escrito y refleje expresamente que todo lo que entregue responde a una finalidad de uso profesional, quedando prohibido el uso personal. Así, al no haber una utilización para fines particulares, su empresa no quedará obligada a cotizar. Si un día la Seguridad Social le pide explicaciones, aporte dichos documentos.

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