¿Puedo digitalizar las facturas que recibo en papel para eliminar estas después?

La consulta proviene de una sociedad mercantil que recibe facturas completas o simplificadas en soporte papel por parte de sus proveedores, y quiere fotografiarlas para después enviar por correo electrónico a una cuenta corporativa y de esa manera, alojarlas en un servidor en la nube con todos los estándares de seguridad. Una vez almacenada, se procedería a la destrucción del soporte papel original de las facturas si bien las imágenes de dichos documentos permanecerían almacenadas digitalmente durante los plazos de conservación establecidos legalmente.

Según la DGT es posible almacenarlas bajo las siguientes condiciones:

Ya en la Ley del IVA (L 37/1992), se establece que los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados a expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente. Este desarrollo reglamentario fue aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre en cuyo art.1 se aclara que los empresarios o profesionales están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

Sobre los medios para expedir las facturas, el art.8 de este reglamento explica que: Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

El mismo reglamento aclara que se entenderá por factura electrónica aquella que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, y para que sea válida, el destinatario ha debido dar su consentimiento.

¿Qué requisitos necesita una factura electrónica para ser válida?

Los medios de validez de una factura electrónica son los siguientes:

a) Mediante una firma electrónica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido.

b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Almacenamiento electrónico y plazo de conservación

Cuando el medio elegido para la conservación de las facturas sea el electrónico, en el Reglamento no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.

Respecto a los medios para digitalizar estas facturas se seguirán los formatos estándares de uso común y serán admitidos como tales, los PDF/A, PNG, o JPEG2000, y la técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.

El plazo de conservación que se establece en el artículo 165 de la Ley 37/1992 establece que: las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Por lo tanto, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes .

En conclusión

La empresa puede fotografiar las facturas y no está obligada a almacenar las que recibe en formato de papel.