¿Puedo eliminar las facturas de hace 5 años?

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de los servicios que realizan en desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas.

Existe obligación legal de conservar con su contenido original, ordenadamente y durante 4 años los siguientes documentos:

• Las facturas recibidas.
• Las copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación la llevará a cabo el propio interesado o podrá externalizarla pero siempre que los documentos conservados sean originales, estén ordenados y durante los plazos establecidos.

Facturas electrónicas

Como hemos visto en las facturas en formato papel se deberán conservar mediante cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Si esta obligación se cumpliera mediante la utilización de medios electrónicos, se emplearían equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, por medios ópticos o electromagnéticos.

En particular, estos medios electrónicos deberán asegurar:

• Su legibilidad en el formato original, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
• El acceso completo que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión por parte de la AEAT ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.

Plazo de expedición y envío de facturas

La factura se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación siempre que el destinatario no sea un empresario o profesional. Si lo fuera, deberá expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación (o iniciado la expedición o transporte de entregas intracomunitarias de bienes).

El plazo de envío es de 1 mes desde su expedición, aunque si el destinatario es un particular, se deberá entregar en el acto.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas, para un mismo destinatario, si se han efectuado dentro de un mismo mes natural.

En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja , la factura se expedirá cuando se realicen las operaciones, salvo si el destinatario es empresario o profesional, en cuyo caso deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se haya realizado la operación.