Factura electrónica: Cómo realizarla
La tecnología abarca cada vez más las distintas parcelas de la vida personal de empresarios y consumidores. Era cuestión de tiempo que dominara las relaciones mercantiles. La factura electrónica es un claro ejemplo de esto y su presencia requiere que deba ser conocida para, de esa forma, darle el uso práctico para el que ha sido creada.
Redactado por Espacio Pymes
¿Qué diferencia la factura electrónica?
La factura electrónica es aquella que se emite y recibe de manera digital . Guarda similitudes con la tradicional porque, solo las diferencia su forma de expedición. De hecho, la factura electrónica es una evolución de la de papel y nace como resultado de la transformación digital.
Está condicionada, al igual que la de papel, al consentimiento del receptor. Este consentimiento, junto al del emisor, debe ser recogido en el documento, que debe tener, además, todos los campos obligatorios que se exigen para toda factura.
Su expedición está regulada en el Real Decreto 1619/2012, que regula también las obligaciones de facturación.
¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?
Desde 2015, siempre que se realizan operaciones mercantiles con cualquier organismo de la Administración, ya sea central, autonómica o local, o con empresas públicas, es obligatorio emitir factura electrónica.
Puede que las facturas con importe inferior a 5000 euros y en las que se retrase el plazo por la propia Administración queden exentas de emplear esta modalidad, pero, en todo caso, la Administración pone a disposición del empresario un punto general de entrada de estas facturas. En él, los proveedores de productos y servicios las tramitarán a través del formato Facturae.
Están sujetas a esta obligación, también, las empresas privadas medianas y grandes y las operaciones que se realicen con entidades que hayan solicitado el uso de facturas electrónicas expresamente.
Última versión de la Factura Electrónica
La última versión de la Facturae es la 3.2.2 e incorpora nuevos campos respecto a su predecesora, la versión 3.2.1. Los campos incorporados son:
-Para la documentación acreditativa de cesiones: FactoringAssignmentDocument, DocumentCharacter, RepresentationIdentity, DocumentType, Repository, RepositoryName, URL y Reference
-Para identificación de la factura rectificada: InvoiceIssueDate
-Para la descripción general de la factura: InvoiceDescription
-Para las nuevas etiquetas a nivel de factura: ReceiverTransactionReference, FileReference y ReceiverContractReference
-Para el pago en especie: PaymentInKind, PaymentInKindReason y PaymentInKindAmount
Esta última versión, ha añadido el Kilovatio por hora (KWh) a la lista de unidades de medida y el formato HTML a la lista de formatos admitidos.
¿Se puede facturar electrónicamente y en papel a un mismo cliente?
La factura electrónica, aparte de los casos obligatorios, solo es posible emitirla si el cliente da su consentimiento. Que se pueda emplear esta modalidad no impide que se haga factura tradicional en un mismo período al mismo cliente al que se le hizo electrónicamente, aunque, una vez integrado el método, es más eficaz para ambas partes utilizarlo.
¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?
La Administración Pública pretende, con la instauración de este medio, reducir la morosidad y los costes.
Como desde 2013 ya no es necesaria la firma electrónica avanzada, aunque se recomienda, el proceso se hace mucho más sencillo, a la vez que se reduce el tiempo destinado a la misma, garantizando así una contabilidad eficiente y mecanizada.
En conclusión, es un documento mucho más seguro, pues el formato digital disminuye las probabilidades de que el documento sea alterado y se puede integrar dentro del sistema electrónico contable de la empresa mediante un simple clic.
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