E-factura o factura electrónica. ¿Cómo realizarla correctamente?

La factura electrónica o efactura tiene los mismos efectos legales que una factura en papel y justifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio. La diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico y para poder darle validez es necesario que exista consentimiento por parte del destinatario. Este consentimiento impide que se pueda obligar a un cliente a recibir una factura electrónica.

Tipos de efacturas o facturas electrónicas

Existen dos tipos fundamentales de factura electrónica: en primer lugar la factura electrónica con formato estructurado que son generadas de manera electrónica por el emisor y recibidas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

En segundo lugar, la factura electrónica con formato no estructurado que consiste sobre todo en una imagen, y su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor es de manera manual, o bien con tecnología como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Un ejemplo de ellas son las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Condiciones que deben tener las facturas electrónicas

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura.
• Y garantizar que su contenido no ha sido modificado.

En el caso de la factura electrónica, esta legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe, mientras que la autenticidad y su no modificación se pueden garantizar de las siguientes maneras:

• A través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, cuando permitan obtener una auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios realizados.

¿Qué hay que hacer con las efacturas una vez enviadas al cliente?

Es obligatorio conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo de cuatro años previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Como hemos dicho, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

• Su legibilidad.
• Su autenticidad en el origen de la factura.
• Su integridad del contenido de la factura.

También debe garantizarse el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

Una factura electrónica ¿Debe estas siempre firmada electrónicamente?

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

No es necesario ya que hay otras formas alternativas de hacerlo. Por ejemplo, con los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicio que la misma documenta, el intercambio electrónico de datos (EDI) y medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Dicho esto, es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica siempre que cumpla el requisito de la auditoría fiable.

¿Qué sanciones hay en caso de incumplir alguna de las obligaciones anteriores?

Aquellas empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica, y estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros