Registro de jornada: Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo

El presente documento tiene por objeto fijar los criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen, en relación con las disposiciones relativas al registro de jornada, establecidas en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Las actuaciones que se sujetan a la interpretación del presente Criterio Técnico se refieren a los contratos de trabajo a jornada completa, sin perjuicio de lo que se señala más adelante respecto a los contratos a tiempo parcial.

Obligatoriedad del registro

Establece el Criterio 101/2019 que la llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber que deriva del término "garantizará", esto es, con sujeción a la obligación de garantía de existencia de dicho registro, y no como una mera potestad del empleador.

Esta obligatoriedad ha sido confirmada por la propia sentencia del TJUE de 14 de mayo de 2018, al afirmar que, para garantizar los derechos en materia de jornada, es obligación de los Estados miembros y de las empresas la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada persona trabajadora.

El objeto de registro, continúa el Criterio 101/2019, es la jornada de trabajo realizada diariamente. No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. Al tratarse de una norma de mínimos y conforme al segundo párrafo del artículo 34.9 ET, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

Posible Incumplimiento por el empresario

Establece la Inspección de Trabajo que a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo, deberá hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

En todo caso, sería conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo; el sistema implantado ha de ser objetivo y fiable, de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. En caso contrario, podría presumirse que es jornada laboral toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la jornada, y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así.

Para ajustar el sistema y considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo, la negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro es la mejor herramienta.

Registro Diario

Según se establece en el Criterio Técnico el registro de la jornada deberá ser diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan en previsión de trabajo para dicho periodo pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán una vez realizadas, como consecuencia de la llevanza del registro de jornada. Sólo mediante éste último se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

Horas Extraordinarias

Como se establece en el Real Decreto-ley 8/2019, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el período fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Además los representantes legales de
los trabajadores estarán informados mensualmente por el empresario de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo a tal efecto copia de los resúmenes a

Por tanto, si bien el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, el nuevo registro puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de las dos obligaciones.

Conservación del registro de jornada.

Uno de las cuestiones que más conflictos puede acarrear es la relativa a la localización y conservación de los registros horarios. Establece la normativa que la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus
representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Respecto al modo de conservación de los registros, debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos
registrados diariamente.

En este sentido, la citada Sentencia de 14 de mayo de 2019 del TJUE, señala que el sistema implantado debe ser accesible. Y esto significa según se establece por la Inspección de Trabajo:

-Que sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

-Y que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

El hecho de que los registros deban estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes implica necesariamente que los mismos deban estar o ser accesibles desde el centro de trabajo en que se encuentran las personas trabajadoras o sus representantes.
En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, estará igualmente a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Por lo tanto la actuación inspectora que se iniciara con una visita, ante la ausencia de puesta a disposición de esta documentación en los términos señalados anteriormente, impediría al funcionario actuante fiscalizar el
efectivo cumplimiento de la obligación de llevanza del registro en cuestión.

Organización de la documentación

La Inspección de Trabajo deja claro que en cuanto a la forma de organización y documentación del registro, será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los
trabajadores en la empresa. Y concreta que la existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de
empresa, siendo exigible en todo caso.

Lo que se debe tener en cuenta es que debe ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos, en todos aquellos casos en los que los sistemas de registro recojan, traten y almacenen datos de carácter personales de las personas trabajadoras, así como el respeto, en los supuestos de uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización.

Régimen Sancionador

Se tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada.
En cuanto al inicio de procedimientos sancionadores por el incumplimiento de la
obligación de registro de la jornada, ello es posible desde el 12 de mayo de 2019, pero se valorará la existencia de una actuación de la empresa en este sentido y una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe.