Me piden una copia auténtica ¿Puedo llevar una fotocopia compulsada?

Según se establece en la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas cada Administración determinará qué órganos tendrán atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas tanto de los documentos públicos o privados.

Las copias auténticas podrán ser realizadas por la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado, o bien mediante cualquier actuación administrativa automatizada .

Por todo esto, no puedes sustituir una copia auténtica con una fotocopia compulsada, ya que las copias auténticas actúan como un certificado sobre la autenticidad del documento.

¿Cómo se comprueban las firmas auténticas?

Para poder comprobar la validez de las firmas auténticas será necesario mantener un registro actualizado, u otro sistema equivalente, en el que constarán aquellos funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, para poder realizar las comprobaciones.

Para tener la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado, es necesario que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

¿Se pueden negar a darme una copia autentica?

No. Las Administraciones Públicas están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo . Esta gestión se puede realizar en cualquier momento y la solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original.

En el caso de que las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente indicado en el documento de la copia.

La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

¿Estoy obligado a aportar documentos que ya estén en la administración?

Según se establece en el art.28 de la Ley 39/2015 los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.

En este caso, la administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se negara a ello. Teniendo en cuenta que no se puede oponer si está obligado a aportar el documento en cuestión.

Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

¿Estoy obligado a presentar documentos originales?

No. Las Administraciones no pueden exigir a los interesados que presenten documentos originales, salvo que haya una normativa reguladora aplicable que establezca lo contrario.

La administración tampoco podrá solicitarnos datos o documentos no exigidos por la normativa o que hayan sido aportados anteriormente en cualquier Administración. En este caso, deberemos indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentamos los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente.

¿Cuándo me pueden obligar a presentar el original?

Solo en aquellos casos en los que lo exija el procedimiento o bien, cuando existan dudas derivadas de la calidad de la copia . En estos casos las Administraciones podrán solicitarnos la exhibición del documento original para su cotejo. Sin olvidar que solo los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos presentados.

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