Presentación de las cuentas anuales
¿Quiénes y cuándo están obligados al depósito de las cuentas anuales? ¿Qué modalidades hay para presentar las cuentas anuales? Te resolvemos estas y otras dudas en el siguiente artículo:
Redactado por Espacio Pymes
¿Quién debe realizar las cuentas anuales?
En el caso de una sociedad mercantil, serán los administradores los que tienen un plazo máximo de 3 meses a partir del cierre del ejercicio social para realizar:
- las cuentas anuales,
-el informe de gestión y
-la propuesta de aplicación del resultado.
Por lo tanto, si una sociedad ha cerrado el ejercicio el día 31 de diciembre, la fecha límite para formular las cuentas anuales sería hasta el día 31 de marzo del año siguiente.
¿Quién debe firmar las cuentas?
Las siguientes personas, las cuales responderán de su veracidad:
-El propio empresario, si se trata de persona física (comerciante individual).
-Todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales (sociedades colectivas o comanditarias).
-Todos los administradores de las sociedades (en el resto de sociedades mercantiles).
¿Qué modalidades hay para presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales que deben presentarse en los Registros Mercantiles podrán presentarse:
- En soporte papel.
- En soporte electrónico o digital.
- A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea.
Aunque no puede realizarse la presentación a la vez en diferentes soportes. Sí se admite que por ejemplo, las cuentas presentadas en papel puedan subsanarse mediante envío telemático o viceversa.
Las cuentas anuales de PYMES deben presentarse obligatoriamente en los modelos normalizados que pueden consultarse aquí.
¿Quiénes y cuándo están obligados al depósito de las cuentas anuales?
El Código de Comercio no exige a los empresarios individuales el depósito de sus cuentas anuales.
Las sociedades colectivas y comanditarias simples si a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos son sociedades españolas o extranjeras quedarán sometidas al depósito y publicidad de las cuentas anuales.
Las sociedades anónimas, las de responsabilidad limitada, las comanditarias por acciones, las sociedades de garantía recíproca, fondos de pensiones y los empresarios que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales:
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, depositarán en el RM la certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, así como de las cuentas consolidadas.
Procedimiento registral
El procedimiento realizado por el registrador consta de la realización de un asiento de presentación, de la calificación registral y del asiento de depósito.
Asiento de presentación
El registrador debe practicar un asiento en el Libro diario de la presentación de las cuentas anuales, en donde se identifica al solicitante y al representante y se relacionan los documentos presentados. Este asiento tiene una vigencia de 5 meses.
Calificación registral
El registrador, en el plazo máximo de 15 días desde la fecha del asiento de presentación, debe calificar:
- que los documentos presentados son los exigidos por la ley;
- que la junta ha aprobado las cuentas y los informes objeto de depósito;
- que consten las firmas requeridas;
- que estén correctamente presentadas las cuentas anuales en soporte informático
- que las cuentas presentadas por vía telemática, los datos coincidan con los indicados en la solicitud y que las firmas cumplan los requisitos sobre firma electrónica avanzada.
Asiento de depósito
Si la calificación por el registrador es favorable, se recogerá el asiento en el Libro de depósito de cuentas.
Si la calificación es desfavorable, el registrador hace constar los motivos por los que deniega el depósito. Si estos son subsanables el registrador suspende la inscripción y extiende la anotación preventiva, cuya validez es de dos meses, durante los que pueden subsanarse estos defectos.
¿Qué pasa si incumple su obligación de depositar las cuentas anuales en el registro mercantil?
Según la Ley de Sociedades de Capital art.282 y 283 la responsabilidad de depositar las cuentas anuales recae en los administradores. Por lo que el incumplimiento por el órgano de administración, daría lugar a la imposición de sanciones a la sociedad y al cierre registral de la misma, lo que impediría la inscripción de actos y documentos de la sociedad.
Las sanciones administrativas consisten en una multa que puede conllevar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros. En el caso de que la facturación anual de la sociedad o, en su caso, del grupo de sociedades, sea superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
