Cómo reclamar una factura impagada en 2026: guía legal y MASC

Cuándo una factura se considera impagada

El marco de las relaciones comerciales entre empresas y profesionales está regulado por la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad. Esta norma fija un plazo máximo legal de pago de 60 días naturales a contar desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios, un límite que no puede ser ampliado por acuerdo entre las partes. transcurrido dicho plazo sin que el pago se haya materializado, la obligación incurre en mora de forma automática.

A quién se aplica y a quién no

Esta normativa resulta de aplicación estricta a todas las operaciones comerciales realizadas entre empresas, entre autónomos y contratistas principales, o entre profesionales independientes y la Administración Pública. Quedan expresamente excluidas del ámbito de esta ley las relaciones con consumidores finales, las cuales se rigen por la legislación general de defensa de los consumidores y usuarios, así como las deudas derivadas de contratos de préstamo o préstamos mercantiles.

Qué puedes reclamar además del principal

Cuando se produce un impago comercial, la ley no limita la reclamación al importe adeudado en la factura. El acreedor tiene derecho a exigir una indemnización adicional destinada a paliar el perjuicio financiero y los costes de gestión derivados del retraso.

Intereses de demora

El devengo de los intereses de demora se produce de manera automática desde el día siguiente al vencimiento del plazo de pago, sin necesidad de que el acreedor efectúe una intimación o requerimiento previo. El tipo de interés aplicable es el fijado por el Banco Central Europeo para sus operaciones principales de financiación, incrementado en 8 puntos porcentuales. El Ministerio de Economía publica de forma semestral en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el tipo oficial resultante para dicho periodo, el cual debe tomarse como referencia exacta para el cálculo.

Compensación de 40 euros por factura

Por cada factura vencida e impagada, el acreedor tiene derecho a percibir una indemnización fija de 40 euros en concepto de costes de cobro. Esta cantidad es exigible sin necesidad de justificación previa y se suma a la deuda principal de forma automática. En el supuesto de que los gastos de gestión de cobro superen dicho importe, como ocurre al contratar servicios de representación o burofax, se podrá reclamar el importe total de dichos costes debidamente acreditados.

Ejemplo numérico

Imagina una factura por importe de 3.000 euros cuyo pago se ha retrasado 90 días respecto al límite legal. Asumiendo un tipo de interés legal de demora del 10, 40 % anual publicado en el BOE para el semestre correspondiente, el cálculo del interés aplicable se realiza dividiendo el tipo anual entre 365 días y multiplicándolo por los días de demora.

En este caso, 3.000 euros multiplicados por el 10, 40 % resultan en 312 euros de interés anual. Al dividir 312 euros entre 365 días, obtenemos un interés diario de 0, 8547 euros. Multiplicando dicho importe por los 90 días de retraso, la suma global de intereses asciende a 76, 93 euros. Añadiendo los 40 euros de indemnización por costes de cobro, la reclamación total contra el deudor se eleva a 3.116, 93 euros.

Paso 1: prepara la prueba antes de reclamar

La solidez de una reclamación de impago depende de la documentación fehaciente que respalde la existencia de la relación comercial y la prestación efectiva del servicio. Antes de iniciar cualquier acción, es imprescindible recopilar la factura emitida, el contrato firmado o el presupuesto debidamente aceptado, los albaranes de entrega firmados por el cliente, las comunicaciones por correo electrónico y cualquier justificante de transporte o recepción de la mercancía.

Paso 2: reclamación amistosa y requerimiento fehaciente

El primer contacto extrajudicial debe formalizarse mediante un requerimiento de pago fehaciente, preferiblemente a través de burofax con certificación de contenido y acuse de recibo o comunicación electrónica certificada. Este escrito debe identificar con precisión a ambas partes, detallar el número e importe de las facturas adeudadas, fijar el desglose del principal e intereses devengados hasta la fecha, y otorgar un plazo prudencial, habitualmente de entre 7 y 10 días, para que el deudor efectúe el ingreso antes de acudir a la vía legal.

Paso 3: el MASC, obligatorio desde el 3 de abril de 2025

La aprobación de la Ley Orgánica 1/2025 de eficiencia del Servicio Público de Justicia introdujo un cambio sustancial en la resolución de disputas comerciales en España. Desde el 3 de abril de 2025, el intento de negociación previa a través de un Medio Alternativo de Solución de Controversias (MASC) se ha constituido como un requisito de procedibilidad indispensable antes de interponer una demanda civil en materia mercantil.

Qué es y qué vale como MASC

Un MASC comprende diferentes mecanismos formales de negociación extrajudicial encaminados a alcanzar un acuerdo. Entre los medios válidos reconocidos por la ley se encuentran la mediación formal, la conciliación privada o ante letrado de la Administración de Justicia, la formulación de una oferta vinculante confidencial, o la emisión de una opinión de experto independiente.

Cómo acreditarlo ante el juzgado

Para que la demanda judicial sea admitida a trámite, la parte actora debe acompañar el escrito inicial con la documentación fehaciente que demuestre haber iniciado un proceso de MASC. Esto se realiza mediante el certificado expedido por el mediador, la copia de la oferta vinculante enviada con acuse de recibo o el acta de la sesión de conciliación.

Qué ocurre si el deudor no responde

En el caso de que el deudor ignore la solicitud de negociación, la ley establece que, tras el transcurso de 30 días naturales desde la recepción de la propuesta sin que se haya celebrado una primera reunión o recibido respuesta por escrito, el requisito de intentar la vía negociada se considerará plenamente cumplido. En ese punto, la vía judicial queda habilitada.

¿Se exige también en el monitorio?

La aplicación del MASC al procedimiento monitorio ha sido objeto de interpretación por parte de las Juntas de Jueces y las resoluciones de diversas Audiencias Provinciales. La corriente mayoritaria actual exige la acreditación previa del MASC también en la petición inicial del procedimiento monitorio civil ordinario. No obstante, el procedimiento monitorio europeo se mantiene expresamente al margen de este requisito por regirse por la normativa comunitaria directa.

Paso 4: el procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio es el instrumento judicial más ágil para exigir el pago de deudas comerciales en España. Regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC), está diseñado para obtener un título ejecutivo de forma rápida.

Para acudir a esta vía, la deuda debe cumplir cinco requisitos acumulativos: ser dineraria, determinada o líquida, vencida, exigible y estar respaldada por documentos comerciales firmados o creados por el deudor. La petición inicial no requiere la intervención obligatoria de abogado ni de procurador, lo que simplifica los trámites iniciales para autónomos y pymes.

Una vez admitida a trámite la petición, el juzgado requiere al deudor para que, en un plazo de 20 días hábiles, pague la deuda o presente un escrito de oposición motivado. Si el deudor efectúa el pago, el procedimiento se da por terminado.

Si el deudor formula oposición dentro del plazo, el proceso se transforma en un juicio contradictorio. Cuando la cuantía reclamada es igual o inferior a 2.000 euros, el caso pasa a tramitarse como juicio verbal sin necesidad obligatoria de letrado ni procurador. Si la cuantía supera esa cifra, la representación procesal pasa a ser preceptiva y la tramitación derivará en juicio verbal u ordinario según el importe total.

En el supuesto de que el deudor no comparezca ni pague en el plazo otorgado, el letrado de la Administración de Justicia dictará un decreto de conclusión que permite al acreedor solicitar de forma directa la ejecución forzosa y el embargo de bienes o cuentas bancarias.

Otras vías: acuerdo de pago, recobro y registros de morosos

Junto a las acciones judiciales, las empresas disponen de alternativas de gestión de mora. Es posible pactar un calendario de pagos mediante un acuerdo de aplazamiento o plan de pagos, o bien, recurrir a empresas especializadas en el recobro de impagados.

Asimismo, la inclusión del deudor en ficheros de solvencia patrimonial o registros de morosidad representa un mecanismo de presión legítimo. El artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) exige que la deuda sea cierta, vencida y exigible, que no hayan transcurrido más de cinco años desde el vencimiento, y que se haya efectuado un requerimiento previo de pago con advertencia de inclusión en dicho registro. Para conocer los detalles normativos sobre estos catálogos de morosidad, consulta nuestro artículo sobre la lista de morosos.

La parte fiscal: cómo recuperar el IVA de una factura que no cobraste

Cuando emites una factura, estás obligado a liquidar el IVA repercutido ante la Agencia Tributaria en el Modelo 303 del periodo correspondiente, independientemente de que el cliente haya abonado o no el importe. Si el impago se consolida, el artículo 80 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA) permite recuperar dicho impuesto mediante la modificación de la base imponible por créditos incobrables.

Para que una deuda se considere formalmente incobrable a efectos del IVA, debe haber transcurrido un periodo determinado desde el devengo del impuesto. Para las PYMEs y autónomos con un volumen de operaciones inferior a 6.010.121, 04 euros, el plazo de espera es de seis meses, aunque se puede optar por el plazo general de un año aplicable a grandes empresas. Además, es requisito imprescindible que se haya instado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación al deudor.

Una vez cumplido el plazo de espera, dispones de un margen de tres meses para emitir una factura rectificativa que anule la cuota de IVA no cobrada, enviarla al deudor y notificar dicha modificación a la Agencia Tributaria a través del formulario electrónico correspondiente. En el ámbito del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades, el importe del principal impagado puede deducirse como gasto por insolvencia cumpliendo los requisitos reglamentarios.

Cómo evitar el siguiente impago

La prevención es la herramienta más eficaz contra la morosidad. Conviene fijar los plazos de pago por escrito dentro de los límites legales, solicitar anticipos o provisiones de fondos antes de iniciar un trabajo y evaluar el riesgo de solvencia de nuevos clientes mediante informes comerciales. Además, la implantación paulatina de la factura electrónica entre empresas obligará a los receptores a confirmar la fecha de recepción y el estado del pago, mejorando la trazabilidad de las operaciones comerciales conforme a los desarrollos de la Ley Crea y Crece .

Los 6 errores más frecuentes

En el proceso de reclamación de impagados, cometer fallos formales puede demorar el cobro o inhabilitar ciertas vías de protección. Estos son los errores habituales que debes evitar:

• Reclamar únicamente mediante correo ordinario o llamadas telefónicas sin dejar constancia fehaciente.

• Omitir el intento de MASC antes de acudir a la vía judicial mercantil.

• Solicitar únicamente el importe principal, dejando de calcular los intereses de demora y la compensación de 40 euros.

• Permitir que venza el plazo de prescripción de la acción legal de cobro, regulado en el artículo 1964 del Código Civil.

• Dejar pasar los plazos normativos para emitir la factura rectificativa y perder la opción de recuperar el IVA.

• Pretender aplicar el marco sancionador de la Ley 3/2004 a reclamaciones contra consumidores.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reclamar 40 euros aunque la factura sea pequeña?

Sí, la indemnización fija de 40 euros es un derecho del acreedor establecido por la Ley 3/2004 para cubrir los costes de gestión de cobro. Se aplica a todas y cada una de las facturas comerciales impagadas, con independencia de cuál sea la cuantía principal adeudada.

¿Necesito abogado para el monitorio?

Para la petición inicial del procedimiento monitorio no es obligatorio contar con abogado ni procurador. Tampoco lo será si el deudor se opone y la cuantía reclamada no excede los 2.000 euros. Sin embargo, si la deuda supera dicha cifra y el deudor presenta escrito de oposición, la intervención de ambos profesionales pasa a ser preceptiva para las fases posteriores.

¿Cuánto tarda el proceso?

El plazo de resolución varía según la carga de trabajo del juzgado competente y si la notificación al deudor resulta fructífera al primer intento. Si el deudor paga o no comparece dentro de los 20 días siguientes al requerimiento, el título ejecutivo puede obtenerse en pocos meses. En caso de oposición, el proceso se convierte en un juicio formal cuya tramitación suele prolongarse durante más tiempo.

¿Puedo cobrar intereses si no los pacté?

Sí, los intereses de demora comerciales se devengan por imperio de la ley desde el día posterior al vencimiento de la obligación. No es necesario que hayan sido acordados previamente en el contrato o reflejados en la factura, ya que derivan directamente de la aplicación de la Ley 3/2004.

¿Pierdo el IVA si el cliente no paga?

No se pierde, pero debes seguir el procedimiento de modificación de la base imponible regulado en el artículo 80 de la Ley del IVA. Transcurrido el plazo de espera legal y habiendo reclamado la deuda por vía judicial o notarial, debes emitir una factura rectificativa en el plazo de tres meses para recuperar el saldo en tu siguiente liquidación fiscal.

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