Protección de datos: ¿Puede la empresa facilitar los datos a terceros?

El responsable del tratamiento y protección de datos puede ceder los datos a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con la ejecución o desarrollo de una relación contractual. La cesión requiere el consentimiento del interesado.

Por ejemplo, será necesario dicho consentimiento si se ceden los datos de clientes (personas físicas) o de sus empleados a otra empresa para que ésta haga publicidad de sus propios productos.

Debe informarse al titular de los datos, de manera clara y comprensible, de la finalidad a la que se destinarán los datos objeto de cesión y del tipo de actividad desarrollada por el cesionario. En caso contrario, el consentimiento será nulo.

Si el afectado revoca su consentimiento al tratamiento de sus datos, el responsable del tratamiento debe a su vez comunicar la revocación a los cesionarios en el plazo de 10 días a contar desde que dicho responsable recibió la revocación. Una vez comunicada la revocación a los cesionarios, éstos deben cesar en el tratamiento de los datos, si no lo hubiesen hecho antes.

En cambio, no es necesario tal consentimiento expreso cuando se comunican a un tercero esos datos personales de clientes o empleados para que dicho tercero preste un servicio a la empresa que los cede. Es lo que se denomina “acceso a los datos por un tercero”. En estos casos no hay cesión porque el tercero que recibe los datos los utiliza para una finalidad ajena a él, es decir, para prestarle a usted un servicio que ha subcontratado pese a que podía haberlo realizado por sí mismo (por ejemplo, la confección de nóminas de los empleados).

¿Debe informarse al interesado sobre cómo se van a tratar sus datos?

El responsable del tratamiento tiene la obligación de facilitar al interesado toda la información relativa a los riesgos, las normas, las salvaguardias y los derechos relativos al tratamiento de sus datos personales, así como del modo de hacer valer sus derechos en relación con el tratamiento. La información ha de ser fácilmente accesible y fácil de entender y debe tener, como mínimo, el siguiente contenido:

• La identidad del responsable del tratamiento, de su representante y, en su caso, del DPD.
• La finalidad del tratamiento.
• Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso.
• En su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional.
• El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo.
• La posibilidad de ejercer los derechos de los afectados (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad).
• El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
• Si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos.

Si los datos no han sido obtenidos del afectado, la información básica incluye, también, las categorías de datos objeto del tratamiento y las fuentes de las que procedieron los datos.

La información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios.

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