¿Qué gastos se puede deducir un autónomo en sus declaraciones de IVA trimestrales?

Una pregunta común de los trabajadores por cuenta propia es saber qué gastos se puede deducir un autónomo en sus declaraciones de IVA trimestrales.

Se consideran gastos deducibles, aquellos que los autónomos pueden desgravarse en sus declaraciones por estar vinculados directamente con su actividad económica. El régimen de deducciones está regulado por la Ley 37/1992 del 28 de diciembre (conocida como LIVA – Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido), un texto que ha sufrido modificaciones adaptándose a la propia evolución del marco social, laboral y jurídico. Así, en la actualidad la Agencia Tributaria es más rigurosa e inflexible que hace unos años (y también más imprecisa), por lo que todo trabajador autónomo está obligado a conocer con exactitud la normativa para no incurrir en posibles ilegalidades.

En cualquier caso se debe tener claro que para que el IVA soportado -el que paga el autónomo- sea deducible debe estar directamente relacionado con la adquisición de bienes y/o servicios destinados a su producción laboral, es decir, a generar rendimientos económicos en su propia actividad. Por tanto, quedan excluidos todos los gastos de productos o servicios contratados para uso personal. La segunda condición que exige la actual ley es que todo gasto del que el interesado quiera deducirse el IVA debe estar debidamente justificado mediante una factura. Una factura que recoja los datos fiscales de ambas partes (beneficiario y pagador) y el IVA desglosado; por tanto, no sirven los tickets de compra convencionales.

Aunque estos dos requisitos están claros y bien definidos, existe gran controversia con muchas de las operaciones que realiza un trabajador autónomo en sus quehaceres, ya que son varios los bienes o productos utilizados de manera indistinta con fines laborales y personales.

Qué gastos se puede deducir un autónomo en el IVA

A pesar de ello, vamos a tratar de explicar qué tipo de gastos son deducibles en materia de IVA y cuáles no.

▪ La adquisición de productos, herramientas o materiales para desempeñar tareas laborales, es decir, los llamados «consumos de explotación» son susceptibles de desgravarse fiscalmente. Si bien hay cierta confusión cuando esos útiles también van a tener un uso personal.

Así, cuando un autónomo utiliza un solo teléfono móvil, los expertos recomiendan no deducirse el IVA de la factura, ya que se entiende que es de uso personal, y si lo hace, deducirse solamente el 50% del monto. En cambio, si el trabajador dispone de dos líneas independientes, sí puede justificar que una de ellas es para uso exclusivo laboral. Esta situación es habitual con productos como los coches y los gastos asociados al propio vehículo. Siempre que el autónomo disponga de una unidad, se entiende que es para uso personal (aunque también pueda utilizarlo para fines laborales y «jugar» con esa deducción del 50%).

En cualquier caso es decisión del contribuyente desgravarse o no el IVA de, por ejemplo la gasolina, si considera justificable y fácilmente demostrable el uso del vehículo con fines productivos.

▪ Los autónomos que sean propietarios de su vivienda y desempeñen en su interior su actividad laboral pueden deducirse los gastos derivados de los suministros básicos, siempre en términos porcentuales respecto al espacio del inmueble destinado a trabajar (admitiéndose un máximo deducible del 30%).

Por tanto, un autónomo que trabaje en un despacho habilitado en su propio domicilio y que éste ocupe una superficie del 20% del total, podrá deducirse un 30% del 20% del gasto de los suministros. Para hacerlo de manera lícita debe avisar previamente a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036 o 037 de la superficie habilitada en su vivienda para el desempeño del trabajo.

▪ La contratación de servicios de profesionales independientes permiten la deducción de IVA, como abogados, informáticos, diseñadores, asesores, comerciales, gestores, etc.

▪ La adquisición de indumentaria y ropa no está contemplada como gasto deducible, excepto cuando se trate de una vestimenta específica destinada de manera exclusiva a la actividad laboral. Así, un pintor sí podrá deducirse el IVA de un mono de trabajo, ya que se entiende que es una indumentaria cuyo fin es meramente laboral.

▪ Los gastos de viajes y desplazamientos también generan cierta controversia por su dificultad para demostrar que se realizan únicamente por cuestiones laborales. En cualquier caso, es habitual y no genera excesivo conflicto deducirse el IVA de los desplazamientos realizados en transporte público y los alojamientos no particulares.

▪ Los alquileres de despachos, locales, fincas y oficinas generan derecho a la deducción, siempre y cuando sea demostrable mediante la factura original emitida por el arrendador.

▪ Las gastos por reparaciones o mantenimiento de maquinaria y equipos son deducibles, mientras que la adquisición de bienes materiales no lo son al considerarse inversiones amortizables (en varios años).

▪ Las gastos e inversiones en investigación y desarrollo también están sujetos a IVA deducible, así como los destinados a la publicidad o las relaciones públicas.

También las cuotas de suscripciones a revistas o productos del sector o la asistencia a cursos, congresos y conferencias con fines formativos.

▪ Todos los productos y bienes considerados de lujo bajo ningún concepto serán susceptibles de desgravación, aunque se justifique su compra para generar rendimientos económicos de la propia actividad. Tampoco el tabaco ni los alimentos adquiridos en supermercados, así como las entradas a espectáculos o servicios de carácter recreativo (teatros, shows, competiciones deportivas, etc.).

Por último, tampoco podrá ser deducido el IVA de las multas, sanciones o recargos, ni siquiera cuando éstos se hayan producido en un marco estrictamente laboral.

En cualquier caso, los autónomos tienen la obligación de recoger en sus libros contables todos los gastos a los que ha aplicado la deducción del IVA, así como poseer una factura que justifique dichas deducciones. Si la factura careciese de algún dato básico no se admitiría como válida.