Uso de información confidencial por trabajador que abandona la empresa

Es habitual que ciertos trabajadores, mientras dura su contrato de trabajo y para el desempeño de sus funciones, accedan a información valiosa de la empresa (información que puede otorgar ventajas en el mercado por su desconocimiento por los competidores). Y si dejan el trabajo y acaban utilizando dicha información, la compañía se puede ver perjudicada. En esos casos, ¿qué responsabilidades se pueden exigir a los antiguos trabajadores?

Dicha información valiosa pueden ser listas de clientes o proveedores (que pueden incluir más detalles que su mera identificación, como sus preferencias, descuentos, antigüedad...), ideas (estudios de mercado o estrategias publicitarias), listas de precios, costes de los productos, la forma de fabricación de un producto, los métodos de trabajo, los sistemas de comercialización o, en general, el ‘know-how’.

SECRETO EMPRESARIAL

Esto sí está protegido

Requisitos. Para poder exigir responsabilidades a un extrabajador por haberse beneficiado de información confidencial, deben cumplirse los siguientes requisitos[Ley 1/2019, art. 1]:

• Secreto.  La información debe ser realmente un secreto. No puede tratarse de información que ya sea conocida o fácilmente accesible. Por ejemplo, no sería secreto empresarial una técnica de fabricación que está al alcance de cualquiera en el mercado o que ya utilicen los profesionales del sector.
• Valor comercial.  Es necesario que esa información, por ser secreta, dé una ventaja real o potencial a su titular.
• Medidas. La empresa debe haber tomado medidas para evitar su divulgación (en los términos que se indican más adelante).

Ejemplo. Dos empleados procedieron a la descarga masiva de información del servidor de la empresa en fechas próximas a su salida de ésta y a su incorporación en una empresa competidora (se llevaron cerca de 400.000 documentos informatizados). Los tribunales no consideraron desleal esa conducta por no considerar secreta la información extraída, porque no se acreditó el valor de dicha información, y porque la empresa no adoptó medidas para preservar la confidencialidad de los datos[AP Bizkaia 23-04-2019].

¿Qué es y qué no es secreto empresarial?

Experiencia. En cambio, no constituyen secreto empresarial las informaciones que el trabajador puede retener en su memoria y que formen parte de sus habilidades, capacidades y experiencia, aunque haya adquirido esos conocimientos durante la relación laboral[TS 21-02-2012]. Puede utilizar dicho conocimiento de forma libre una vez se desvincule de la empresa.

Clientela. Asimismo, una lista de clientes no supone, por sí sola, un secreto empresarial. Según los tribunales:

• La mera captación o trasvase de clientes de una empresa a otra de nueva constitución, fundada por exempleados, no es una conducta ilícita si dicho listado de clientes no se encuentra protegido[AP Barcelona 02-07-2019].
• Para que el listado de clientes sea secreto la información debería tener un plus de valor,  cumpliendo los requisitos vistos más arriba (que la información suponga un secreto, que tenga valor empresarial y que la empresa se haya protegido). Esto podría ocurrir, por ejemplo, si aparte de los datos de contacto el listado incluye precios, estadísticas, históricos de facturación...[AP Tarragona 10-06-2009].

Si no se dan estos requisitos, a la empresa todavía le quedará actuar contra el exempleado por la vía de la “competencia desleal”. No obstante, para ello será necesario que el exempleado haya incurrido en alguna de estas actuaciones:

• Que haya contactado con los clientes instándoles a que finalicen los contratos que tienen con usted antes de su vencimiento.
• Que haya intentado captar a sus clientes mediante engaño. Por ejemplo, indicándoles que todavía trabaja para usted.
• O que haya contactado con un número de clientes muy elevado. No obstante, si se trata de clientes puntuales será complicado reclamar una indemnización, ya que será difícil acreditar el perjuicio concreto que dichas gestiones pueden causar a la empresa.

Protección por parte de la empresa

Cómo actuar

Servidor. Así pues, la empresa debe tomar medidas para mantener sus secretos empresariales. Ello reducirá el riesgo de que se divulguen sin su permiso y le permitirá reclamar si esto sucede. Eso sí, esas medidas deben ser eficaces y adecuadas[AP Madrid 19-12-2016]. Respecto a la información almacenada en ordenadores, vea el alcance de dicha eficacia y adecuación:

• No es suficiente que la información se encuentre en el servidor de la empresa o en sus equipos informáticos, ya que cualquier trabajador podría acceder a ella[AP Barcelona 16-05-2012].
• En estos casos, la empresa debe proteger el acceso con un sistema de claves y contraseñas para que la información sólo sea accesible para el trabajador que la necesita en su día a día, y para que quede constancia del personal que ha accedido[AP Navarra 09-12-2014].

Pacto con los trabajadores. Asimismo, es aconsejable exigir a los trabajadores una obligación de confidencialidad. Vea qué medidas se pueden adoptar en este punto:

• Firmar un pacto de confidencialidad para evitar que, tanto durante la vigencia del contrato como con posterioridad, los empleados utilicen la información sensible a la que tienen acceso. Este pacto debe concretar de un modo exacto qué tipo de información se considera confidencial y las consecuencias del incumplimiento.
• Firmar un pacto de no competencia postcontractual, para impedir que, tras el fin del contrato, un empleado se vaya a la competencia o inicie una actividad llevándose información confidencial o clientela[ET, art. 21.2]. La duración máxima del pacto es de dos años si el trabajador es técnico (por ejemplo, un responsable de departamento) y de seis meses en el resto de casos. Eso sí, este pacto exige pagar una compensación económica al trabajador.

Si de forma excepcional un trabajador tiene acceso a un documento confidencial (un plan de negocio, por ejemplo) y la empresa no quiere añadir una cláusula en el contrato, otra opción es indicar expresamente en dicho documento que se trata de “información confidencial” y que su uso está prohibido.

Con externos. Si es un tercero quien va a acceder a esa información sensible o protegida (proveedor, cliente...), es recomendable firmar con él un documento de confidencialidad y pactar que deberá destruir o devolver la información (y dejarla de utilizar) al final de la relación.

Reclamación civil

Acciones. Si un antiguo empleado obtiene y utiliza ilícitamente información considerada como secreto empresarial, la empresa podrá reclamar, entre otras[Ley 1/2019, art. 9]:

• Una indemnización por los daños y perjuicios sufridos a causa de la revelación de la información confidencial. Para fijar la cuantía se debe tener en cuenta el perjuicio económico sufrido, el enriquecimiento injusto obtenido por el infractor, los gastos incurridos para averiguar el incumplimiento...[Ley 1/2019, art. 10].
• La cesación o la prohibición de los actos de violación del secreto empresarial.
• La prohibición de fabricar, ofrecer, comercializar o utilizar mercancías infractoras.
• Que se le entreguen la totalidad o parte de los documentos, objetos, materiales, ficheros electrónicos y cualesquiera otros soportes que contengan el secreto empresarial. También se puede solicitar su destrucción total o parcial.

Prescripción. Las acciones de defensa de los secretos empresariales prescriben a los tres años desde el momento en que la empresa tuvo conocimiento de la persona que realizó la violación del secreto empresarial[Ley 1/2019, art. 11].

En ocasiones la difusión de un secreto empresarial también se considera delito[CP, arts. 278 a 280].