Transcripción y depósito de cuentas anuales: todo lo que tu empresa debe saber en 2025

El cumplimiento de las obligaciones contables y registrales es esencial para garantizar la seguridad jurídica, la transparencia empresarial y la fiabilidad de la información financiera. Entre esas obligaciones, la formulación, transcripción y depósito de las cuentas anuales ocupa un lugar central en la vida societaria.

Para ayudar a empresas, despachos y responsables de administración a cumplir con estos trámites de forma rigurosa y sin errores, desde Adlanter hemos elaborado una guía práctica que recoge los principales aspectos normativos y procedimentales, así como las novedades aplicables a partir de 2025.

¿Qué obligaciones incluye el proceso?

Toda sociedad mercantil está obligada a formular sus cuentas anuales —balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria— en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social. Una vez aprobadas por la Junta General, deben ser transcritas al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y posteriormente depositadas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

La guía detalla los requisitos de forma, el contenido obligatorio de la documentación, los plazos clave (formulación, aprobación, legalización y depósito), así como los errores más frecuentes que pueden dar lugar a subsanaciones o incluso sanciones.

Novedades relevantes en 2025

El modelo de presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil incorpora cambios importantes este año. Destacan, entre otros:

• La incorporación del código IRUS, un identificador único para cada empresa, que será obligatorio en determinados apartados del modelo.
• La adaptación al nuevo CNAE 2025, que sustituye al CNAE 2009, con herramientas de equivalencia integradas en el propio sistema de presentación.

Estos cambios, aunque técnicos, exigen una revisión cuidadosa de los formularios y afectan directamente a la información contable que deben declarar las empresas.

Consecuencias del incumplimiento

No cumplir con estas obligaciones puede acarrear consecuencias graves. Si una sociedad no deposita sus cuentas en el plazo legal, puede sufrir el cierre de su hoja registral, lo que impide inscribir nuevos actos societarios. Además, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer sanciones económicas de hasta 60.000 euros, o incluso 300.000 euros si la facturación anual supera los 6 millones de euros, según lo previsto en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital. Si quieres saber más, la guía práctica puede descargarse en el siguiente enlace: Guía sobre transcripción y depósito de cuentas anuales .