Registro horario 2026: ¿Es obligatoria la digitalización para las empresas?

¿Es obligatorio el registro horario digital?

La respuesta corta es no . A día de hoy, la normativa no impone que el registro horario deba realizarse necesariamente de manera digital. La legislación permite la utilización de cualquier medio, siempre y cuando cumpla con cuatro características esenciales:

1. Objetividad

2. Fiabilidad

3. Inalterabilidad (no puede ser manipulado ni por la empresa ni por el empleado).

4. Accesibilidad

A pesar de que el papel o las tarjetas magnéticas siguen siendo legales, la tendencia jurisprudencial favorece claramente las soluciones digitales (apps, plataformas web), ya que ofrecen mayores garantías de seguridad jurídica y trazabilidad de los datos.

Requisitos y organización del sistema

No basta con tener un cuadrante de turnos o un calendario laboral; el sistema debe reflejar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.

¿Cómo debe implementarse?

La organización del registro no es una decisión que la empresa deba tomar siempre de forma aislada. El orden de prioridad para su establecimiento es:

• Negociación colectiva o acuerdos de empresa.

• En su defecto, decisión unilateral del empleador, pero siempre previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

Obligaciones de conservación

Independientemente del soporte elegido (físico o digital), los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles de manera inmediata en el centro de trabajo para los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

Los riesgos de un sistema deficiente

El incumplimiento de esta normativa no es una cuestión menor. Las empresas se enfrentan a dos frentes de riesgo principales:

1. Sanciones Administrativas: La falta de registro o el uso de sistemas no fiables se tipifica como una infracción grave, lo que conlleva multas significativas.

2. Presunciones Legales: En caso de reclamaciones judiciales por horas extraordinarias o salarios en despidos, la falta de un registro objetivo genera una presunción a favor del trabajador . Es decir, la carga de la prueba recae sobre la empresa, que tendrá muy difícil desmentir las horas reclamadas si no tiene un registro válido.

Privacidad y datos biométricos

Un aspecto crítico en 2026 es el cumplimiento de la Protección de Datos . Si la empresa opta por sistemas digitales avanzados, como el reconocimiento facial o la huella dactilar, debe realizar una evaluación de impacto en la privacidad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es especialmente rigurosa con el uso de datos biométricos, pudiendo paralizar sistemas que no cumplan con el principio de proporcionalidad.