Preparar a tu PYME para la factura electrónica
La obligatoriedad de la factura electrónica representa un paso importante hacia la digitalización de las pymes en España. Aprovecha este tiempo de preparación para adaptar tu empresa y sacar el máximo provecho de esta nueva herramienta.
Redactado por Espacio Pymes
La Obligación de la Factura Electrónica para Pymes: ¿Cuándo Será Obligatoria?
La factura electrónica se está convirtiendo en una herramienta esencial para la modernización y digitalización de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en España. Esta transición no solo busca mejorar la eficiencia y reducir el uso de papel, sino también aumentar la transparencia y combatir el fraude fiscal . Pero, ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para las pymes?
La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta medida se enmarca dentro de un esfuerzo más amplio por parte del gobierno español para digitalizar la economía y fomentar la competitividad de las pymes.
Aunque la Ley ya está en vigor, la implementación de la obligatoriedad de la factura electrónica se ha planificado de manera escalonada a partir de la aprobación del reglamento de factura electrónica para permitir a las empresas adaptarse a los nuevos requisitos.
Los plazos de obligatoriedad de la factura electrónica dependerán de cuándo se apruebe el reglamento de factura electrónica.
A partir de entonces:
- 1 año para adaptarse las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año.
- 2 años para los autónomos y empresas con menos facturación.
¿Y cuándo se aprobará el nuevo reglamento? Se espera que se apruebe en 2024, por lo que en 2026 será obligatorio para todos.
Beneficios de la Factura Electrónica
La adopción de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios para las pymes, entre los que destacan:
Al eliminar el papel y los gastos de envío postal, las empresas pueden ahorrar significativamente. Además, la automatización del proceso de facturación reduce errores y acelera los tiempos de cobro.
Por otro lado, la factura electrónica facilita el seguimiento y control de las transacciones, mejorando la gestión financiera, porque ayuda a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y a evitar sanciones.
¿Qué medidas se pueden tomar ya para la Transición?
Para adaptarse a esta nueva obligación, las pymes deben tomar varias medidas. En primer lugar deberán implementar software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales. También será necesario capacitar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas digitales, y por último, deberán ajustar los procesos de facturación y contabilidad para integrar la factura electrónica de manera eficiente.
Requisitos que debe cumplir el software de facturación electrónica
Para cumplir con la normativa vigente en España, el software de facturación electrónica debe cumplir con varios requisitos específicos.
Certificación y Verificación
- El software debe estar certificado por la Agencia Tributaria o cumplir con los estándares establecidos por la normativa.
- Las facturas deben incluir un código alfanumérico identificativo y un código QR que permita su verificación en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
2. Formato y Accesibilidad
- Las facturas electrónicas deben estar en un formato accesible para todos los destinatarios, como Facturae, XML o PDF.
- Deben ser fácilmente legibles y accesibles para cualquier usuario.
3. Integridad y Conservación
- El software debe garantizar la integridad de los datos, asegurando que no se puedan alterar una vez emitidos.
- Las facturas deben ser almacenadas de manera segura y accesible durante el período legal de conservación, que es de al menos 5 años.
4. Trazabilidad e Inalterabilidad
- Debe permitir el seguimiento de todas las operaciones de facturación, desde la emisión hasta el cobro.
- Las facturas deben ser inalterables una vez emitidas, garantizando que no se puedan modificar sin dejar rastro.
5. Cumplimiento Normativo
- El software debe cumplir con el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos técnicos y legales para la facturación electrónica en España.
- Las facturas deben incluir frases específicas como “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
6. Interoperabilidad
- El software debe ser capaz de integrarse con otros sistemas de gestión empresarial (ERP) y contabilidad para facilitar la automatización de procesos.
7. Seguridad
- Debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger los datos de facturación contra accesos no autorizados y ciberataques.
8. Actualizaciones
- El software debe ser actualizado regularmente para cumplir con cualquier cambio en la normativa y mejorar sus funcionalidades.
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