¿En qué se diferencia un albarán de una factura proforma?

El albarán es un documento de carácter mercantil, emitido por el vendedor, que acredita la recepción de un pedido o la prestación de un servicio entre las partes y que se diferencia de una factura en que su emisión no es obligatoria y no tiene efectos fiscales.

Se diferencia de una factura proforma en que mientras que el albarán tiene valor comercial, la factura proforma es un mero compromiso de una futura operación comercial.

El albarán debe contener la siguiente información:

• Fecha de emisión.
• Nombre de emisor y receptor.
• NIF y domicilio.
• Número de la factura.

Para que este documento tenga validez es necesario que el receptor lo firme cuando reciba la mercancía.

Una vez firmado, permite al vendedor conocer que la mercancía ha sido recibida y poder llevar a cabo un efectivo control de existencias. Obtenido el albarán firmado, el vendedor debe emitir la factura correspondiente.

Conflictos relacionados con los albaranes

Los conflictos relacionados con los albaranes de entrega son bastante frecuentes. Hay quien intenta aprovechar que el albarán de entrega no está firmado o que la firma es ilegible –diciendo que no es suya- para negarse a pagar. La empresa puede evitar esta excusa aportando otras pruebas que acrediten la entrega ; por ejemplo, puede aportar testigos; también será un argumento a su favor si ese cliente ya había pagado facturas en el pasado pese a no existir albarán de entrega firmado.

Para evitar estos problemas es recomendable:

• Que el albarán siempre conste por escrito y se envíe al cliente (por fax, mail...) para concretar aspectos que puedan no estar claros. De esta forma el cliente no podrá negar que realizó el pedido ni podrá alegar que ha recibido algo distinto a lo solicitado (por ejemplo, más cantidad o un modelo distinto).
• Verificar que en el albarán aparecen la fecha de entrega y la firma del receptor, haciendo constar su nombre, su cargo y el sello de la empresa cliente.

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