¿En qué plazo debe la empresa expedir y remitir una factura?

Como regla general, la empresa está obligada a expedir factura ordinaria o simplificada en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se ha producido el devengo del IVA de la operación. Las facturas recapitulativas y las rectificativas tienen sus propios plazos. Su remisión al destinatario debe realizarse en el mismo momento de su expedición.

Si se trata de una factura ordinaria o simplificada derivada de una entrega intercomunitaria de bienes que no sea una operación de tracto sucesivo o continuado, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se inicia la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Las facturas recapitulativas deben expedirse hasta el último día del mes natural en el que se ha efectuado la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se ha realizado la operación o se ha iniciado la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente, si es una entrega intracomunitaria de bienes exentos.

Una factura rectificativa debe emitirse tan pronto se tenga constancia de las circunstancias que obligan a expedirla, siempre que no hayan transcurrido cuatro años a partir del momento en el que se devengó el impuesto o, en su caso, se produjeron las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.

La remisión al destinatario de las facturas debe realizarse en el mismo momento de su expedición, salvo que:

• El destinatario sea un empresario o profesional, en cuyo caso debe remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la citada operación.
• En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, en cuyo caso debe remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hubiera realizado la operación.
• En las facturas rectificativas, en cuyo caso debe remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hubiera expedido la factura.

¿Qué conceptos debe incluir una factura?

Para que una factura ordinaria tenga validez es preciso que contenga los siguientes datos obligatorios: número y serie, datos del emisor y del receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo impositivo, cuota tributaria que se repercute, fecha de operaciones o en que se ha recibido el pago anticipado y fecha de expedición de la factura.

1-Número y serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa.

2-Datos del emisor y del receptor.

• Nombre y apellidos, y razón o denominación social completa del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones.
• NIF de la empresa.
• NIF del destinatario en los siguientes casos:

o Entregas intracomunitarias exentas.

o Operaciones en las que el destinatario es el sujeto pasivo del IVA.

o Operaciones que se entienden realizadas en España y en las que el empresario o profesional obligado a expedir la factura se considera establecido en ese territorio.

• Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones. Si alguno de ellos dispone de varios lugares fijos de negocio, debe indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieren las operaciones cuando esta información sea relevante para determinar su régimen de tributación.

3-Descripción de la operación.

4-Base imponible. Deben consignarse todos los datos necesarios para determinar la base imponible del IVA y su importe. Debe incluirse el precio unitario sin impuesto de las operaciones y los descuentos o rebajas no incluidos en el precio unitario.

5-Tipo impositivo.

6-Cuota que se repercute. Debe consignarse por separado.

7-Fecha de expedición de la factura.

8-Fecha en la que se han efectuado las operaciones o en que se ha recibido el pago anticipado. Debe indicarse si se trata de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Además de los datos obligatorios, hay algunos datos adicionales que deben incluirse en las facturas, según se trate de:

• Operaciones exentas del IVA:

o Referencia a las disposiciones correspondientes de la LIVA o de la directiva relativa al sistema común del IVA (Dir 2006/112/CE).

o Indicación de que la operación está exenta.

• Entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos exentas:

o Características de los medios de transporte.

o Fecha de su primera puesta en servicio.

o Distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

• Operaciones en las que el destinatario expide la factura: mención: «facturación por el destinatario».
• Operaciones en las que el sujeto pasivo es el destinatario de la operación y debe autorrepercutirse el IVA: mención «inversión del sujeto pasivo».
• Operaciones en las que resultan de aplicación ciertos regímenes especiales:

o Mención «régimen especial de las agencias de viajes».

o Mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

o Mención «régimen especial del criterio de caja».

• Varias operaciones en la misma factura. Debe especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada operación cuando en una misma factura se incluyen operaciones:

o Exentas y no exentas del IVA.

o En las que el sujeto pasivo del IVA es su destinatario y en las que no lo es.

o Sujetas a diferentes tipos del IVA.

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