Disolución y cierre de usa PYME: consideraciones que debes tener en cuenta

Obligaciones de los administradores en caso de disolución

Antes de cerrar, una PYME debes tener en cuenta una serie de cuestiones importantes , que abarcan desde las obligaciones legales y contables hasta las responsabilidades de los administradores y socios, así como las implicaciones fiscales y financieras

Los administradores tienen la obligación de convocar a la junta general en un plazo de dos meses desde que la sociedad se encuentre en causa de disolución, para que se adopte un acuerdo de disolución.

Si la junta no se constituye o no se logra un acuerdo de disolución, los administradores deben solicitar la disolución judicial o, en su caso, el concurso de acreedores en un plazo de dos meses desde la fecha en que la junta debió celebrarse. El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear la responsabilidad personal de los administradores por las deudas generadas con posterioridad a la causa de disolución. Los tribunales son cada vez más estrictos con estos plazos, considerando que el administrador debería tener conocimiento de la causa de disolución al elaborar los balances trimestrales.

Los administradores responden personalmente frente a los acreedores si la compañía tiene dificultades y se demuestra que no han adoptado las medidas necesarias para subsanar la situación, es decir, si no han desempeñado su cargo con la debida diligencia.

Obligaciones contables y formales

Los administradores deben formular las cuentas anuales dentro de los tres primeros meses tras el cierre del ejercicio. Estas deben aprobarse por los socios en los seis meses siguientes al cierre y depositarse en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.

Si entre la formulación y aprobación de las cuentas ocurren hechos excepcionales y relevantes que afecten significativamente la imagen fiel de la compañía (como una decisión de liquidación, aumento del coste de energía, escasez de materias primas, pérdida de un cliente vital, o detección de un error o fraude), existe la obligación de reformular las cuentas anuales .

La no presentación o el retraso en el depósito de las cuentas anuales puede iniciar un expediente sancionador. Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin depositar las cuentas, se produce el cierre registral, impidiendo la inscripción de la mayoría de los acuerdos (como cambio de domicilio o ampliación de capital). Además, puede conllevar la responsabilidad de los administradores por daños o deudas sociales y el deterioro de la imagen de la empresa.

Una reducción de capital puede tener como objetivo devolver aportaciones a los socios, restablecer el equilibrio entre capital y patrimonio neto debido a pérdidas, o constituir/incrementar reservas.

Tanto los empresarios individuales como las sociedades deben presentar una declaración censal (Modelos 036 o 037) para comunicar el cese de actividad a efectos fiscales.

Aspectos financieros y de endeudamiento

Si la empresa tiene impagados de clientes, es fundamental recopilar toda la documentación que acredite la deuda (pedido, albarán, pruebas de aceptación de extras) y cerciorarse de su corrección. Si el deudor quiere negociar, es crucial firmar un reconocimiento de deuda ante notario y considerar mecanismos como pagarés con nuevos vencimientos.

Antes de una reclamación judicial, es aconsejable verificar la solvencia del deudor, por ejemplo, obteniendo un informe comercial o buscando indicios de patrimonio. Si la empresa deudora ha cesado su actividad, las opciones de cobro se reducen, a menos que tenga inmuebles a su nombre.

Los bancos suelen exigir el aval personal de algún socio para garantizar préstamos, especialmente en los primeros años de actividad, lo que implica una responsabilidad personal si la sociedad no cumple. Es posible negociar para reducir los costes del aval o incluso su caducidad.

Consideraciones para los Socios

Los socios tienen el derecho a separarse de la sociedad en ciertos casos, como la falta reiterada de reparto de dividendos, siempre que se cumplan requisitos legales (como que la sociedad tenga al menos cinco años de inscripción en el Registro Mercantil y que el socio haya protestado por la insuficiencia de dividendos).

Si existen pactos de socios, estos pueden incluir cláusulas que afecten la toma de decisiones, los derechos de información, compromisos de inversión, obligaciones de permanencia o no competencia, y mecanismos anti-bloqueo o de penalización por incumplimiento.

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