¿Conoces todos los gastos deducibles para los autónomos?

Los gastos deducibles de los autónomos se encuentra principalmente en la Ley sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), así como sus reglamentos. Estas normas establecen los requisitos que un gasto debe cumplir para ser deducible. Sin embargo, el criterio de Hacienda, recogido a través de diversas órdenes, tiene una importancia especial, ya que determina en qué circunstancias concretas se permite o no una deducción. Es útil saber que la jurisprudencia del Tribunal Supremo a veces ha modificado el criterio de Hacienda.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Aunque los criterios de Hacienda pueden ser complejos, existen requisitos básicos que debes cumplir:

• Estar dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y en Hacienda.
• Haberte acogido al Régimen de estimación directa (normal o simplificada).
• Que el gasto esté afecto a la actividad . Debe ser totalmente necesario para desarrollar tu trabajo.
• Que esté justificado . Para deducir el IVA, necesitas una factura ordinaria (no vale la factura simplificada).
• Que el gasto quede registrado en tu contabilidad .

Es importante saber que la Agencia Tributaria a menudo aplica criterios más estrictos que la normativa, lo que puede llevar a que gastos teóricamente deducibles no sean aceptados por Hacienda.

Gastos deducibles más comunes

Aquí se detallan algunos de los gastos más comunes que puedes deducir:

• Consumos de explotación. Incluye compras de mercaderías, materias primas, combustibles, elementos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. Son las compras sin las que no podrías realizar tu actividad . Son totalmente deducibles tanto en el IVA (con factura) como en el IRPF. Hacienda generalmente los acepta si tienes la factura a tu nombre.
• Gastos bancarios. Las comisiones por mantenimiento de cuenta, transferencias, recibos devueltos, tarjetas, y comisiones de plataformas de pago (PayPal, etc.) son deducibles en IRPF . Los intereses de préstamos o créditos solicitados para adquirir bienes necesarios para la actividad o resolver falta de liquidez también son deducibles en IRPF, siempre que se justifique la finalidad. Estos gastos se consideran necesarios para la actividad y son desgravables en su integridad del IRPF . Puedes justificarlos con el recibo del banco, sin necesidad de factura.
• Vehículos, combustible y reparaciones. Este es uno de los gastos que genera más conflictos con Hacienda.
  • Si te dedicas al transporte, puedes deducirte el 100% en IRPF e IVA.
  • Para otros profesionales, el combustible es deducible como máximo un 50% en el IVA, pero no es deducible en IRPF .
  • Otros gastos del vehículo (seguro, reparaciones, renting) siguen la misma regla: máximo 50% en el IVA y no deducibles en IRPF .
  • Hay excepciones de 100% deducción para ciertos tipos de vehículos afectos a la actividad (mixtos, transporte de pasajeros, autoescuelas, agentes comerciales, vigilancia, etc.).
  • Hacienda puede reducir el porcentaje o eliminar la deducción si estima que el uso es más privado que profesional.
  • El aparcamiento y estacionamiento regulado pueden deducirse si se justifican como relacionados con desplazamientos profesionales.
• Dietas y gastos de viaje. La deducción de dietas tiene requisitos estrictos para evitar el ajuste de Hacienda: estar en estimación directa, relacionado con la actividad, en día y hora laborable (fines de semana revisados), pago electrónico, factura a tu nombre (no ticket), en establecimiento de hostelería/restauración (no comida para llevar), registrado en contabilidad, y dentro de los límites .
  • Límites de manutención (sin pernoctar): España 26, 67€/día; Extranjero 48, 08€/día.
  • Límites de manutención (con pernoctación): España 53, 34€/día; Extranjero 91, 35€/día.
  • Los gastos de estancia con pernoctación se justifican por el importe real, con excepción para transportistas.
  • Gastos de desplazamiento (billetes de transporte) son deducibles si son esenciales para la actividad y tienes factura . Hacienda es muy puntillosa y puede pedir pruebas adicionales de la conexión profesional (agenda, emails, proyectos).
• Gastos de oficina.
  • Si tienes un local alquilado específico para la actividad, debes notificarlo a Hacienda (modelo 036). Puedes deducirte todos los gastos asociados: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos de hipoteca o seguro. También puedes amortizar la inversión si lo compraste. Todo justificado con facturas .
  • Si usas una parte de tu vivienda como oficina, debes notificar a Hacienda el porcentaje afecto (normalmente 10-20%). Los gastos asociados a la vivienda (alquiler, suministros) se deducen en ese mismo porcentaje. Si la vivienda es alquilada, el propietario debería emitir dos facturas separadas, una con IVA por la parte profesional, lo cual es infrecuente y complicado. Hacienda está solicitando contadores separados para suministros.
• Amortización de bienes de inversión. Bienes con vida útil > 1 año y coste > 800€ (ej. ordenador) se amortizan en el IRPF a lo largo del tiempo . El IVA pagado se deduce en el momento de la compra.
• Gastos de internet y teléfono. Son esenciales y deducibles en IRPF e IVA .
  • Si la actividad se desarrolla en la vivienda, el internet/teléfono fijo es deducible solo el 33% del porcentaje de afectación del domicilio declarado en Hacienda.
  • El teléfono móvil también es deducible, pero Hacienda puede pedir acreditar que no tiene uso personal. Lo mejor es tener un dispositivo/línea para uso personal y otro para uso profesional para justificar la deducción total.
• Gastos informáticos. Hardware (periféricos como ratón, teclado, USB) y software (edición, gestión, facturación) necesarios para la actividad son deducibles. Los gastos de página web (hosting, dominio, diseño, imágenes) también son deducibles en IRPF e IVA. Los gastos de publicidad (online y offline) son deducibles en IRPF e IVA al estar afectos a la actividad. Todos requieren factura a nombre del autónomo .
• Servicios de gestoría, asesoría y profesionales externos. Contratar gestorías, asesorías (contabilidad, nóminas), diseñadores, expertos en marketing, abogados, etc., es un gasto fácilmente justificable, directamente relacionado con la actividad, y deducible en IRPF e IVA con factura. No es conflictivo para Hacienda si está relacionado y justificado.
• Gastos de seguros sociales y de personal.
  • La cuota de autónomos (cotizaciones al RETA o mutualidades) es deducible. Se justifica con el recibo del banco .
  • El seguro de vida voluntario es deducible en IRPF con un límite de 500€/año . No tiene IVA.
  • La mutua sanitaria privada del autónomo es deducible con un límite de 500€/año .
  • Otros seguros deducibles son el de baja laboral y el de responsabilidad civil, por su relación directa con la actividad.
  • Si tienes empleados, los gastos de personal son deducibles. Incluyen sueldos, salarios, extras, dietas de viaje, retribuciones en especie, premios, indemnizaciones por despido/rescisión. También formación, seguros de accidentes de personal, obsequios (cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones/previsión social empresarial. Las cotizaciones de los empleados a la Seguridad Social son 100% deducibles en IRPF al ser obligatorias. Se justifican con los documentos de nóminas y seguridad social.
• Otros gastos deducibles.
  • Asistencia a ferias, congresos y eventos del sector, y gastos de representación: Deducibles si están relacionados con tu actividad y bien justificados.
  • Formación : Cursos relacionados con el emprendimiento o tu sector son deducibles en IRPF y IVA (si aplicable).
  • Vestuario profesional : Deducible en IRPF e IVA solo si es ropa de trabajo especializada (mono de mecánico, gafas de soldadura) comprada en tienda especializada. Más flexible para artistas. La ropa de uso general no suele admitirse por Hacienda.

Gastos deducibles aunque no haya factura

Algunos gastos, aunque requieren justificación, no necesitan una factura reglamentaria para deducirse en el IRPF (el IVA siempre exige factura):

• Pólizas de seguros.
• Salarios y seguros sociales.
• Cuota de autónomos.
• Gastos bancarios.
• Gastos de contratos mercantiles (traspasos, fianzas de alquiler, escrituras de constitución de sociedad).

Para justificar estos gastos, suele ser suficiente con el recibo del banco que acredite el pago.

Gastos no d educibles fiscalmente

Hay ciertas partidas que nunca se consideran gastos deducibles para tu actividad:

• Multas y sanciones, incluyendo recargos por presentar declaraciones fuera de plazo.
• Donativos y liberalidades (regalos, etc.). No son un gasto de la actividad, pero sí pueden dar derecho a una deducción en la declaración anual del IRPF.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales .

Es importante diferenciar: los donativos a entidades sin ánimo de lucro como particular, justificándolos con un certificado de la entidad.