Dudas sobre la Factura Electrónica Obligatoria y el Sistema Verifactu
La digitalización y la lucha contra el fraude fiscal son objetivos clave que afectan directamente la forma en que empresas y autónomos gestionan su facturación. En este artículo vamos a resolver algunas de las dudas más relevantes para la PYME y el autónomo.
Redactado por Espacio Pymes
Existen dos iniciativas normativas principales que impulsan estos cambios: la Factura Electrónica Obligatoria (regulada por la Ley Crea y Crece) y el sistema Verifactu (derivado de la Ley Antifraude). Aunque relacionadas, son distintas en sus objetivos, marcos legales y plazos.
La Factura Electrónica Obligatoria
La Factura Electrónica, impulsada a través de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, es un documento fiscal emitido y recibido en formato digital. El objetivo principal es reducir la morosidad en las operaciones comerciales, fomentar la digitalización de las empresas y mejorar su competitividad.
Esta ley exige a las empresas emitir, transmitir y recibir facturas exclusivamente en formato electrónico . También deben garantizar el acceso gratuito a estas facturas durante al menos cuatro años y usar sistemas homologados que aseguren la inalterabilidad y la firma electrónica, y afecta a todas las empresas .
Plazos de Implementación (B2B). Los plazos de obligatoriedad varían según el volumen de facturación anual de la empresa:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 2026 . (Fecha provisional)
- Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: 2027 . (Fecha provisional)
Estas fechas están pendientes del desarrollo reglamentario de laLey 18/2022 que establece que al año de aprobarse el desarrollo reglamentario estarán obligadas las empresas con facturación superior a 8 millones de euros. Y para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. (DF 8ª)
El Sistema Verifactu
Verifactu no es un software en sí, sino un conjunto de requisitos técnicos y legales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF). Se deriva de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y se apoya en el Real Decreto 1007/2023, promovido por el Ministerio de Hacienda.
El objetivo principal es combatir el fraude fiscal, especialmente la economía sumergida y el uso de software de doble uso, asegurando la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Requisitos clave para el software:
- Garantizar la integridad e inalterabilidad mediante huellas (hash) y firmas electrónicas . No se pueden modificar registros una vez creados; las correcciones se hacen con facturas rectificativas.
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida (o anulada) de forma simultánea o inmediatamente anterior a su expedición.
- Asegurar la trazabilidad mediante el encadenamiento de registros para detectar omisiones.
- Permitir la conservación segura de los registros durante el plazo legal (generalmente 4 años fiscales más el año en curso).
- Garantizar la legibilidad y accesibilidad de los registros para el usuario y la AEAT.
- Incluir un código QR específico en cada factura como veremos más adelante.
- Tener la capacidad de enviar los registros a la AEAT de forma segura, automática e instantánea (esta opción de envío es voluntaria, pero el software debe poder hacerlo).
- Mantener un registro de eventos (log) del sistema.
Ámbito de aplicación
Afecta a todos los autónomos y empresas obligados a expedir facturas, excepto aquellos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), ciertas entidades o regímenes específicos (bancarias, financieros, REAGP, suministro eléctrico) y quienes presenten impuestos en los territorios forales de Navarra y País Vasco.
La obligación recae en utilizar un software que cumpla con los requisitos técnicos de Verifactu . La remisión automática y voluntaria de los registros a la AEAT (la "modalidad Verifactu" del envío) es una opción, no una obligación general. Sin embargo, el software debe tener la capacidad de hacerlo si la AEAT lo requiere.
Los fabricantes de software deben emitir una declaración responsable certificando que su programa cumple con los requisitos de Verifactu. Esta declaración es crucial para el usuario como prueba de diligencia ante inspecciones.
El incumplimiento puede acarrear sanciones significativas: hasta 150.000€ para los proveedores de software no conformes y hasta 50.000€ anuales para los usuarios que utilicen software no certificado. La simple "mera tenencia" de software no certificado puede ser sancionada con 50.000€.
El Kit Digital cuenta con una categoría específica ("Factura Electrónica") que puede financiar la adquisición o adaptación de software para cumplir con Verifactu y la Factura Electrónica obligatoria, ayudando a evitar sanciones por tenencia de software no conforme. La AEAT también ofrecerá un software Verifactu gratuito con funcionalidades limitadas.
Diferencias entre Facturación Electrónica y VeriFactu
Aunque ambos sistemas buscan modernizar la facturación y aumentar el control fiscal, difieren en aspectos fundamentales:
| Aspecto | Verifactu | Factura Electrónica Obligatoria |
|---|---|---|
| Ley Impulsora | Ley Antifraude (Ley 11/2021) | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| Ministerio | Ministerio de Hacienda | Ministerio de Industria / Asuntos Económicos |
| Objetivo | Combatir fraude fiscal, garantizar integridad y trazabilidad de registros | Reducir morosidad, digitalizar, mejorar competitividad |
| Formato | Regula requisitos del software para cualquier formato (papel o electrónico) | Obliga a emitir y recibir en formato electrónico (B2B) |
| Foco Principal | Asegurar la integridad interna y trazabilidad de los registros en el software | Regular el formato y el intercambio de facturas entre empresas |
| Plazos Usuarios | Autónomos: 1 julio 2026; Empresas (IS): 1 enero 2026. | Empresas >8M€: 2026; Empresas <8M€: 2027. |
| QR Obligatorio | Sí | No es un requisito de la Ley Crea y Crece pero sí se exige en factura según RD Verifactu. |
| Envío a AEAT | La capacidad del software es obligatoria, el envío automático por el usuario es voluntario | La recepción y puesta a disposición del cliente es obligatoria. El envío a la AEAT es distinto (p.ej. SII). |
Similitudes entre Facturación Electrónica y VeriFactu
- Ambas exigen la actualización y adaptación de los sistemas informáticos de facturación.
- Ambas buscan promover la digitalización y aumentar la transparencia fiscal .
- Las empresas ya acogidas al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) están generalmente exentas de la mayoría de las obligaciones directas de Verifactu y, parcialmente, de la Factura Electrónica en cuanto a la remisión ya cubierta por el SII.
El Código QR en las facturas
La inclusión de un código QR (Quick Response Code) en las facturas es un requisito del sistema Verifactu . Su propósito principal es permitir que tanto la Agencia Tributaria como el cliente puedan verificar la autenticidad y los datos clave de la factura de forma rápida, facilitando el control fiscal y dificultando el fraude.
Debe incluirse en todas las facturas expedidas por sistemas conformes con Verifactu, ya sean completas o simplificadas, en papel o en formato de imagen digital (factura electrónica no estructurada). En facturas electrónicas estructuradas, su contenido (principalmente la URL) se integra en los datos.
El QR contiene una URL para la verificación e información esencial de la factura: NIF del emisor, número de serie y número de factura, fecha de expedición e importe total.
Debe ser legible, tener un tamaño específico (entre 30x30 y 40x40 mm) y estar ubicado al principio de la factura, preferiblemente en la parte superior. Debe ir precedido por el texto " QR tributario: " y, si es de un sistema VERI*FACTU, incluir una frase como " Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT " debajo.
El cliente puede escanear el QR con la cámara de un dispositivo móvil con acceso a internet (la APP de la AEAT es recomendada). Esto le permite remitir la información a la AEAT y verificar si la factura está registrada . La respuesta de la AEAT indicará si la factura fue "encontrada" (si el emisor usa un sistema VERI*FACTU que envía datos) o "no verificable" (si usa un sistema que cumple Verifactu pero no envía automáticamente).
Plazos de implementación
Es crucial conocer y respetar los diferentes plazos para evitar sanciones. Estos son los que deben tener en cuenta las pequeñas empresas y autónomos:
Adaptación del Software de Facturación a Verifactu. Los desarrolladores de software deben adaptar sus sistemas para cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu antes del 29 de julio de 2025 .
Obligatoriedad de uso de Software Conforme a Verifactu (para usuarios):
- Para Empresas (sujetas al Impuesto sobre Sociedades, no SII): a partir del 1 de enero de 2026.
- Para Autónomos y otros obligados tributarios (no sujetos al Impuesto sobre Sociedades, no SII): a partir del 1 de julio de 2026 .
Obligatoriedad de Factura Electrónica B2B (entre empresas y/o autónomos):
- Para Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: a partir de 2026 .
- Para Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: a partir de 2027 .
Adaptarse a los sistemas de Factura Electrónica y Verifactu es un paso obligatorio para la mayoría de autónomos y empresas en España. Implica no solo digitalizar la emisión de facturas, sino también asegurar que el software utilizado cumpla con estrictos requisitos técnicos para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros .
Como hemos visto, el código QR es un elemento clave de Verifactu para facilitar la verificación. Cumplir con los plazos y elegir un software certificado con la correspondiente declaración responsable es fundamental para evitar sanciones y aprovechar los beneficios de una gestión más eficiente y transparente.
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