Pasos para subsanar errores en las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil

Para subsanar errores en cuentas anuales ya depositadas en el Registro Mercantil, se deben seguir los siguientes pasos según los posibles errores:

Errores de transcripción

Si se trata de simples errores de transcripción al pasar la información al formato de presentación, sin que haya errores en la contabilidad, es necesario:

1. Presentar una solicitud de corrección al Registro Mercantil.
2. Indicar en la solicitud los datos erróneos y los correctos.
3. Acompañar la solicitud con los documentos que contengan los datos correctos.

Errores contables o inexactitudes en los valores

Si el error se debe a una mala contabilidad o inexactitud en los valores, se deberá:

1. Realizar una estimación del error y cómo afecta a las cuentas depositadas.
2. Reformular las cuentas anuales por el procedimiento excepcional .
3. Convocar una Junta Extraordinaria para:
- Anular los acuerdos de la junta anterior.
- Aprobar las nuevas cuentas anuales corregidas.
4. Depositar las nuevas cuentas en el Registro Mercantil.

¿Cómo se presenta la subsanación?

Para presentar la subsanación se puede realizar de forma presencial o telemática, igual que la presentación original. Para ello, será necesario aportar todos los documentos, aunque la corrección sea solo en uno.
-Si la presentación original fue en papel o CD, retirar la carpeta con las cuentas defectuosas.
-Si fue telemática, hacer un nuevo envío completo con las correcciones.

La subsanación debe realizarse mediante una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error y su corrección. Hay que tener en cuenta que el Registro Mercantil no comprueba la veracidad de la información, solo los aspectos formales.

Plazo. Si se presenta la subsanación dentro de los 5 meses siguientes a la presentación inicial, se considera presentada en la fecha original, y no conlleva sanciones, solo un pequeño sobrecoste en los honorarios del Registro.

Qué consecuencias legales tiene no subsanar las cuentas

El Registro Mercantil puede denegar la inscripción de documentos relativos a la sociedad mientras las cuentas no estén correctamente depositadas. Y aunque no hay sanciones específicas por errores, el no depositar las cuentas correctas puede interpretarse como un incumplimiento del deber de depósito, lo que conlleva multas de hasta 300.000 euros.

Además, la falta de subsanación podría llamar la atención de las autoridades fiscales, aumentando la probabilidad de una inspección de la Agencia Tributaria .