Equipos y gastos en el teletrabajo: lo que debes saber para evitar sanciones

El teletrabajo ha dejado de ser una medida de emergencia para consolidarse como una estructura organizativa con reglas propias. Para ti, como responsable de una PYME o autónomo con empleados, esto implica obligaciones legales muy claras que no puedes pasar por alto. No formalizar este acuerdo con todos los requisitos legales se tipifica como una infracción grave. De hecho, desde octubre de 2021, el régimen sancionador es más estricto, por lo que el orden documental es tu mejor defensa.

El contenido obligatorio del acuerdo sobre teletrabajo

Cuando firmas un acuerdo de teletrabajo con tu equipo, el documento debe incluir obligatoriamente un inventario detallado de los medios, equipos y herramientas necesarios para que el empleado realice su labor. Pero no basta con un listado genérico. Debes especificar la vida útil de esos equipos y fijar periodos de renovación.

Además, el texto debe enumerar los gastos asociados y establecer claramente cómo y cuándo vas a abonar o compensar esos costes. Es importante que sepas que el Tribunal Supremo ya ha invalidado cláusulas que pretendían afirmar que el teletrabajo no genera gastos porque se compensan con el ahorro de tiempo o transporte del trabajador. La ley reconoce el derecho a la compensación y, por tanto, el acuerdo debe reflejarla de forma explícita.

Límites y validación del teletrabajo en el Tribunal Supremo

La jurisprudencia reciente te da algunas pautas útiles para organizar tu empresa. Por ejemplo, el Tribunal Supremo ha validado que puedas exigir al trabajador el cumplimiento de instrucciones estrictas sobre el uso y conservación de los equipos facilitados. También permite incluir cláusulas que prevean descuentos en el finiquito si el empleado no devuelve los dispositivos al finalizar la relación laboral.

Respecto al equipamiento específico, como las sillas ergonómicas, la justicia aclara que no tienes la obligación general de facilitarlas a todos los empleados si no se ha pactado así en el convenio o en el acuerdo individual. Solo sería obligatorio si una evaluación de riesgos específica para ese puesto concreto así lo determinase.

El impacto en la fiscalidad del teletrabajo

Es fundamental que comuniques bien a tu equipo qué pueden y qué no pueden deducirse. Un error común entre los trabajadores es intentar deducir gastos de suministros, como la luz, el IBI o la conexión a internet de su vivienda, para determinar su rendimiento neto del trabajo. Sin embargo, la normativa aclara que estos gastos no son deducibles para el empleado, ya que no figuran en la lista cerrada de gastos deducibles permitidos por la ley.

Además, como veremos en el siguiente punto, en 2026 han entrado en vigor cambios en la valoración de las rentas en especie, específicamente en lo que respecta al uso de viviendas y transmisión de participaciones, por lo que te conviene revisar cómo estas novedades pueden afectar a la estructura retributiva de tu PYME en el futuro próximo.

¿Cómo cambia la valoración fiscal del uso de vivienda facilitada por la empresa desde 2026?

Si la vivienda es propiedad del pagador, la valoración pasa a ser el 2 por ciento aplicado sobre el valor catastral a efectos de Contribución Territorial o IBI y, si no existe valor catastral, sobre el valor de adquisición, con un límite máximo de valoración del 10 por ciento de las restantes contraprestaciones de trabajo que perciba el sujeto pasivo por su cargo o empleo. Si la vivienda es arrendada y no es propiedad del pagador, la valoración es el coste para el pagador, incluyendo tributos y gastos que graven la operación y también los gastos derivados del uso satisfechos por este, con la precisión de que esa valoración no puede ser inferior a la que resultaría aplicando la regla prevista para vivienda en propiedad.

¿Qué cambia desde 2026 en la transmisión de participaciones exentas entregadas a trabajadores?

Desde el 1-1-2026 se flexibiliza el requisito de permanencia en el patrimonio durante 3 años, al establecerse que no se exige en caso de fallecimiento o despido del trabajador o por liquidación de la entidad por procedimiento concursal .1Además, cuando exista una transmisión posterior de valores tras una adquisición o suscripción de acciones o participaciones de la misma empresa o de cualquier sociedad del grupo efectuada en los 3 años anteriores, se fija una regla de orden, de modo que se entiende transmitido en primer lugar lo último adquirido .