Cómo hacer una factura paso por paso

Si eres emprendedor y acabas de crear tu sociedad o simplemente te has dado de alta como autónomo y quieres gestionar tus propias facturas, es imprescindible que domines este proceso para emitirlas de manera ágil y precisa. Aunque sean cantidades con importes bajos, cualquier error en una factura conlleva un quebradero de cabeza, porque las cuentas ya no salen y hay que revisar el origen de esa desviación y, a continuación, perder tiempo en subsanarla. Además, si la Agencia Tributaria entiende que existe mala fe al incurrir en una infracción, puedes ser penalizado con multas económicas graves.

Por eso es más que necesario saber preparar una factura y emitirlas sin miedo al fallo. En primer lugar, vamos a definir el término; según la RAE una factura es “una cuenta en la que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”. Por tanto, es la persona beneficiaria de la factura -quien va a recibir el dinero por los servicios prestados- la responsable de conformarla, expedirla y entregarla.

Los elementos que debe poseer toda factura son los siguientes:

1.- Fecha de expedición. Es la fecha en la que se emite la factura y se entrega al cliente, es decir, a la parte contratante. Debe incluirse en la parte superior del documento. La fecha de expedición es la que tendrá validez legal, no la fecha en la que se realiza el servicio o la que se recibe el pago (ninguna de las dos aparece señalada en la factura). Por tanto, un autónomo que emite una factura a día 10 de junio debe declarar el IVA de esa factura en el segundo trimestre, independientemente de la fecha en la que recibe el pago o presta sus servicios.

2.- Número de factura. El número de las facturas de una empresa o autónomo debe ser correlativo, es decir, guardar una numeración cronológica coherente. Por tanto, no es necesario que la primera factura del año sea la 001, puede ser por ejemplo la 2021.001 o la 001.2021 (numeraciones que indican que es la primera factura del año 2021). En todo caso, no debe existir margen para la confusión. Al igual que la fecha, el número de factura también debe añadirse en la parte superior de la factura.

3.- Datos fiscales identificativos. A continuación deben añadirse los datos del cliente o empresa demandante del servicio: nombre, apellidos, razón social, dirección fiscal y DNI, NIE o CIF según corresponda. Y del mismo modo los datos del beneficiario. Debe quedar bien especificado quién es el emisor de la factura y quién es el receptor de la misma, para lo que basta con utilizar las preposiciones “DE” y “PARA” antes de introducir los datos exigidos.

4.- Concepto de la operación comercial. En esta casilla se especificará el producto vendido o bien prestado al cliente. No es necesaria una explicación detallada, simplemente un apunte que indique el tipo de operación comercial; por ejemplo “servicio de consultoría”, “reparación de neumáticos delanteros”, “colaboración periodística”, etc.

5.- Base imponible, IVA y total a pagar. Es la parte más conflictiva de una factura, pero en realidad se trata de una sencilla operación matemática. La base imponible debe indicar el importe bruto, es decir, la cantidad acordada entre ambas partes por el servicio realizado. Si en la cantidad acordada ya estuviera incluido el IVA, es nuestra obligación calcular la base imponible para emitir correctamente la factura con cada uno de los apartados indicados. Pero lo lógico es acordar un importe bruto y, a partir de esa cantidad, calcular el IVA y otros recargos impositivos como puede ser el IRPF. A continuación, se debe especificar el importe total a pagar por el cliente.

Pongamos un ejemplo recurrente: un trabajador autónomo realiza un servicio por un valor bruto de 100€. La base imponible de su factura sería 100€, y a esa cantidad se le aplica el IVA y se le resta el IRPF (porcentajes correspondientes según su actividad económica y situación). Si tomamos los valores generales actuales, 21% de IVA y 15% de IRPF, la cantidad total a pagar por el contratante sería de 106€.

Así, en la factura deben quedar especificadas todas las partidas: base imponible (100€), IVA (+21€), IRPF (-15€) y total a pagar (106€).

6.- Método de pago. En la parte inferior de la factura se debe concretar el método de pago, ya sea en efectivo, por transferencia bancaria, domiciliación bancaria, etc.

Aunque existen multitud de software y herramientas diseñadas para hacer facturas y facilitar el proceso, basta con tener programas informáticos básicos como Microsoft Excel, Adobe Acrobat o el propio Microsoft Word para preparar una factura.