Cálculo correcto de una nómina: guía y retenciones IRPF
El cálculo correcto de una nómina va más allá de la gestión contable habitual en una pequeña o mediana empresa. Supone cumplir con un mandato legal, de cuya omisión o defecto pueden derivarse sanciones inspeccionadoras y reclamaciones laborales por parte de la plantilla.
Redactado por Redactor de Lefebvre
Por qué la nómina es un documento legal y no solo contable
El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a documentar la retribución de las personas contratadas en un recibo individual justificativo del pago del salario. No se trata de una opción administrativa voluntaria, sino de una obligación legal esencial. El incumplimiento puede derivar en sanciones dictadas por la Inspección de Trabajo y permite iniciar reclamaciones de cantidad.
La entrega de la nómina en formato digital—mediante correo electrónico o una plataforma interna de gestión—es válida no siendo preciso consentimiento expreso y previo en términos generales, siempre que el acceso resulte individualizado, garantice la transparencia y permita a quien lo desee solicitar la documentación en papel. La carga de acceder no puede recaer sobre el trabajador en términos gravosos ni puede excluirse la posibilidad de entrega en formato papel si el trabajador así lo requiere.
Las partes de la nómina: requisitos legales
Encabezado: datos de empresa y trabajador
El recibo debe recoger: la razón social o nombre de la empresa, domicilio fiscal, NIF, Código de Cuenta de Cotización asignado por la Tesorería General de la Seguridad Social, nombre completo del trabajador, NIF, número de afiliación, categoría profesional, puesto, periodo de liquidación y cuantos otros datos permiten identificar a ambas partes.
La omisión de alguno de estos datos puede originar defectos formales, sin invalidar el pago realizado, pero exponiendo la nómina a objeciones en procedimiento laboral.
Devengos: todo lo que el trabajador gana
Los devengos reflejan la totalidad de las retribuciones asignadas a la persona contratada antes de cualquier retención. Deben desglosarse en percepciones salariales (salario base, complementos, pagas extraordinarias, pagos en especie, etc.) y extrasalariales (indemnizaciones, suplidos...). Tanto la naturaleza de los conceptos como su importe deben figurar separados y claramente identificados en el recibo.
Deducciones: lo que se descuenta del bruto
El recibo, conforme al modelo oficial, debe identificar y detallar las deducciones practicadas al trabajador: cotizaciones de Seguridad Social y retención a cuenta del IRPF. Deben indicarse siempre los porcentajes y bases de referencia, incluida la parte de cotización empresarial a la Seguridad Social .
Líquido a percibir: el salario neto
El importe resultante tras aplicar deducciones conforme a ley es el salario neto. El abono del salario puede hacerse en moneda de curso legal, mediante cheque, talón o transferencia bancaria conforme al art. 29 Estatuto de los Trabajadores, pero no puede afirmarse sin reservas que toda percepción superior a 1.000 euros deba satisfacerse obligatoriamente por transferencia conforme a Ley 11/2021.
Bases de cotización: información que determina prestaciones futuras
El pie de la nómina debe detallar las bases de cotización por contingencias comunes y profesionales, discriminando prorrateos y bases de IRPF.
El coste real de un empleado para la empresa
Al coste bruto salarial debe sumarse la aportación empresarial a la Seguridad Social, lo cual debe figurar informativamente en la propia nómina.
Tramos del IRPF y retenciones
Las tablas y tipos del IRPF son progresivos y aplicables sobre tramos, no en forma lineal sobre el bruto. El importador está obligado a practicar la retención según los datos comunicados por el trabajador en el Modelo 145, que debe ser actualizado cuando existan cambios relevantes. La empresa debe justificar la retención en base a ese documento, pero la responsabilidad frente a la Administración por la comunicación inexacta recae sobre el trabajador .
Obligación de custodia
Los recibos de salarios deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años .
Errores y riesgos jurídicos habituales
- Abonar por debajo de tabla salarial del convenio colectivo aplicable.
- No detallar de forma diferenciada y clara cada concepto retributivo.
- Alterar el porcentaje o base de la retención de IRPF sin respaldo del Modelo 145.
- Entregar la nómina en formato digital sin acceso individualizado, seguridad y capacidad alternativa para quien no pueda o quiera acceder por medios digitales.
- Reflejar incorrectamente o no detallar pagas extraordinarias.
- Formalizar el pago de la nómina sin entregar el recibo individual ajustado a modelo oficial.
- Abonar salarios fuera de plazo devenga interés legal del 10%, y puede constituir causa de extinción contractual solo en los supuestos previstos legalmente: esto es, tres mensualidades completas adeudadas en un año, o retraso durante seis meses, con retraso entendido como superior en quince días a la fecha de pago fijada.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre salario bruto y neto?
Debe reiterarse la explicación sobre conceptos y diferencias apoyada en la estructura y exigencias del modelo oficial.
¿Qué convenio colectivo se aplica?
Determinado por la actividad principal (CNAE) y ámbito del centro de trabajo; desconocerlo no exime de cumplimiento.
¿Puede la empresa cambiar la retención IRPF sin avisar?
La regularización debe comunicarse al trabajador.
¿A cuánto ascienden los plazos obligatorios de custodia de nóminas?
¿Qué consecuencias tiene el impago o retraso en nómina?
El trabajador puede promover conciliación y reclamar judicialmente el salario. El derecho a solicitar extinción contractual se reconoce cuando concurren tres mensualidades completas impagadas a lo largo de un año, o seis meses de retraso, con retraso superior a quince días respecto a la fecha de pago. Además, devenga interés legal del 10% sobre lo adeudado.
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