Registro de jornada y reforma inminente

El registro de jornada se ha convertido en un tema central de la gestión laboral desde 2019. Sin embargo, en el horizonte se vislumbra una reforma inminente que busca digitalizar, blindar y dotar de mayor trazabilidad a este control. Las PYMES deben prepararse ya para evitar sanciones y aprovechar las ventajas de la modernización.

1. Situación actual del registro de jornada

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas, sin excepción de tamaño, están obligadas a garantizar el registro diario de la jornada de su plantilla.

¿Qué exige la ley actual?

Se debe registrar de forma fiable la hora de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador. Los registros deben guardarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Por último, aunque se exige un registro fiable, la ley actual permite métodos manuales (papel, hojas de cálculo, Excel), lo que ha generado dudas sobre su validez legal y ha facilitado la manipulación o la falta de detalle.

¿Pymes con menos de cinco empleados?

Muchas pequeñas y medianas empresas, especialmente aquellas con menos de 5 empleados, siguen utilizando sistemas manuales o en Excel. Las estadísticas indican que solo alrededor del 26% de las PYMES está preparado con un software específico. Este método rudimentario es el principal foco de preocupación para la Inspección de Trabajo, que busca combatir las horas extraordinarias no remuneradas y la falta de transparencia.

2. Próxima reforma y digitalización obligatoria

El Ministerio de Trabajo está impulsando una reforma del control horario, que se prevé entre en vigor a principios de 2026, para eliminar la ambigüedad del sistema actual. Aunque el texto definitivo aún está en tramitación, los avances apuntan a un endurecimiento de los requisitos centrado en la digitalización total .

Claves del nuevo registro horario digital

El objetivo es conseguir un registro "objetivo, fiable y accesible". Estos son los requisitos más destacados que se prevén:

• Se prohibirá el uso de métodos manuales como el papel o las hojas de cálculo. Se requerirá la implementación de herramientas tecnológicas (software, apps, sistemas de fichaje) que garanticen la seguridad del dato.

• Los registros deberán ser inalterables y cualquier corrección o modificación posterior deberá dejar constancia de quién y cuándo la hizo. Esto blinda la información contra manipulaciones.

• No bastará con la hora de entrada y salida. La nueva norma exigirá detallar:

  • La duración y el motivo de las pausas y descansos .

  • La identificación de las horas extraordinarias y su forma de compensación (descanso o retribución).

• Los sistemas deberán ser interoperables para que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pueda acceder a los datos de jornada en tiempo real y de forma remota sin necesidad de desplazarse.

• El empleado tendrá derecho a consultar su registro diario de forma inmediata.

3. Preparando a tu PYME: pasos a seguir

La adaptación ya no es una opción, sino un requisito legal inminente. La clave para las PYMES es anticiparse a la entrada en vigor de la norma.