Cómo se hace una factura y cuánto tiempo debo conservarlas

La factura en el ámbito comercial y fiscal sirve como comprobante de una operación económica, detallando los bienes o servicios entregados, su valor y los impuestos aplicables. Además, se utiliza para calcular y declarar los impuestos correspondientes.

Contenido general de las facturas ordinarias

La legislación establece una serie de requisitos mínimos que toda factura debe cumplir. Estos elementos esenciales son necesarios para que el documento tenga validez fiscal y contable. A continuación, se detallan cada uno de ellos:

Datos de identificación

• Cada factura debe llevar un número único dentro de una serie. Esto permite llevar un control ordenado de las mismas.
• En ella se debe indicar la fecha en que se emite la factura.
• Si la operación se realiza en una fecha distinta a la de emisión de la factura, esta también debe constar.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.

Descripción de la operación

En la factura se debe indicar de forma clara y concisa los bienes o servicios entregados. El precio por unidad de cada producto o servicio. En el caso de que se apliquen descuentos, deben detallarse.

El valor total de la operación antes de aplicar los impuestos. El tipo de IVA aplicable a cada concepto y el importe total del IVA a pagar.

Otros datos relevantes

En caso de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, régimen especial de agencias de viaje, etc., se debe incluir la mención correspondiente.

Aunque no es obligatoria, se recomienda incluir la firma del emisor.

Casos especiales y requisitos adicionales

Existen situaciones en las que se requieren datos adicionales o una numeración específica de las facturas. Algunos de estos casos son:

• Facturas expedidas por destinatarios. Deben utilizar una serie distinta para cada destinatario.
• Facturas simplificadas. Se pueden utilizar para operaciones de bajo importe, pero deben cumplir los requisitos generales.
• Facturas rectificativas. Corrigen errores en facturas anteriores.
• Facturas por procedimientos judiciales. Se emiten en el marco de ejecuciones forzosas.
• Facturas por entrega de bienes específicos. Como teléfonos móviles, consolas, metales preciosos, etc., cuando se produce inversión del sujeto pasivo.
• Facturas de agencias de viajes. Deben cumplir requisitos específicos.
• Facturas de operaciones intragrupo. Se aplican normas especiales.

Sanciones por no emitir facturas

Las sanciones por no emitir facturas en España están reguladas por la Ley General Tributaria y se consideran infracciones graves. Las sanciones varían dependiendo de la naturaleza y gravedad del incumplimiento:

1. Falta de expedición o conservación de facturas. Se considera una infracción grave y se sanciona con una multa pecuniaria proporcional del 2% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Si no se puede determinar el importe de las operaciones, la sanción es de 300 euros por cada operación sin factura o documento conservado.
2. Expedición de facturas con datos falsos. Esta infracción es calificada como muy grave y se sanciona con una multa del 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.
3. Incumplimiento sustancial. Si el incumplimiento afecta a más del 20% del importe de las operaciones sujetas al deber de facturación, la sanción se incrementa en un 100%. Esto significa que la multa puede llegar al 4% del importe total de las operaciones.

¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas?

El tiempo que se deben guardar las facturas en España varía según diferentes criterios legales:

• Criterio fiscal : Según la Ley General Tributaria, las facturas deben conservarse durante un plazo de 4 años . Este periodo coincide con el plazo de prescripción de los impuestos, que comienza a contar desde la presentación de la declaración de impuestos.
• Criterio mercantil : El Código de Comercio establece que los documentos relacionados con la actividad empresarial, incluyendo facturas, deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
• Criterio penal : Para prevenir posibles delitos fiscales, es recomendable conservar las facturas durante 10 años, aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años. La versión agravada de este delito puede extender el plazo hasta 10 años.

Estos plazos son importantes para cumplir con las obligaciones legales y estar preparados ante posibles inspecciones o auditorías.